Reengineering of a production process: standardization and digitalization of TYPE C and PSP processes for a workflow tool

This thesis investigates the reengineering and digitalization of two critical production processes at VIS Hydraulics, a rapidly growing company in the hydraulic industry. Specifically, the focus lies on the standardization and integration of the Type C sampling process and the Pre-Series Production (PSP) process, which represent transitional phases between product prototyping and full-scale serial production. The project arises from the company's need to enhance process efficiency, reliability, and data traceability, while aligning operations with the methodological framework of Advanced Product Quality Planning (APQP) and the certification requirements of the Production Part Approval Process (PPAP). The study adopts a methodological approach grounded in process management and quality engineering, combining both qualitative and quantitative techniques. On the one hand, process mapping, stakeholder interviews, and documentation analysis provided an in-depth understanding of the current state (AS-IS). On the other hand, selected quantitative tools—such as Monte Carlo simulations and key performance indicators (KPIs)—enabled the evaluation of process performance and the identification of improvement areas. This dual perspective revealed several inefficiencies, particularly the absence of standardized workflows, the lack of structured data collection milestones, and the fragmentation of responsibilities across departments. Building on these findings, the thesis proposes a TO-BE process design, guided by the DMAIC cycle and developed in close collaboration with the Innovation Center of VIS Hydraulics. The redesign emphasizes: (i) process standardization through clear milestones, responsibilities, and documentation; (ii) integration of digital workflow tools to support traceability and reduce information losses; and (iii) the anticipation and alignment of Type C outputs with PSP requirements, thereby shortening lead times and minimizing redundant activities. The project distinguishes between "must-have" improvements, which were tested and validated during the internship, and "nice-to-have" developments, left as future opportunities for the company once a higher level of digital maturity is achieved. The expected benefits of this reengineering effort include a reduction in lead times, a decrease in the volume of unstructured communication (notably emails), and a more systematic collection of data to support managerial decisions. Beyond operational gains, the work contributes to the ongoing digital transformation of VIS Hydraulics by configuring and piloting a workflow management tool, which serves as both a repository of process knowledge and a platform for cross-functional collaboration. Ultimately, the contribution of this thesis lies in providing VIS Hydraulics with a replicable methodological framework for process standardization , and digitalization, bridging theoretical models with practical industrial needs. More broadly, it highlights how small and medium-sized enterprises in the manufacturing sector can leverage structured methodologies such as APQP and DMAIC, together with digital workflow solutions, to enhance competitiveness, ensure compliance with international quality standards, and foster continuous improvement in an increasingly dynamic and globalized market.

Questa tesi analizza la riorganizzazione e la digitalizzazione di due processi produttivi fondamentali presso VIS Hydraulics, un’azienda in rapida crescita nel settore idraulico. In particolare, l’attenzione è rivolta alla standardizzazione e integrazione del processo di campionatura di tipo C e del processo di produzione di pre-serie (PSP), che rappresentano fasi di transizione tra la prototipazione del prodotto e la produzione di massa su larga scala. Il progetto nasce dall’esigenza dell’azienda di migliorare l’efficienza dei processi, la loro affidabilità e la tracciabilità dei dati, allineando le operazioni al quadro metodologico dell’Advanced Product Quality Planning (APQP) e ai requisiti di certificazione del Production Part Approval Process (PPAP). Lo studio adotta un approccio metodologico basato sulla gestione dei processi e sull’ingegneria della qualità, combinando tecniche qualitative e quantitative. Da un lato, la mappatura dei processi, le interviste agli stakeholder e l’analisi della documentazione hanno fornito una comprensione approfondita dello stato attuale (AS-IS). Dall’altro, strumenti quantitativi selezionati, come le simulazioni Monte Carlo e gli indicatori chiave di prestazione (KPI), hanno permesso di valutare le performance dei processi e di identificare aree di miglioramento. Questa doppia prospettiva ha evidenziato diverse inefficienze, in particolare l’assenza di flussi di lavoro standardizzati, la mancanza di tappe strutturate per la raccolta dei dati e la frammentazione delle responsabilità tra i reparti. Sulla base di questi risultati, la tesi propone un disegno di processo TO-BE, guidato dal ciclo DMAIC e sviluppato in stretta collaborazione con il Centro Innovazione di VIS Hydraulics. Il redesign enfatizza: (i) la standardizzazione dei processi attraverso tappe chiare, responsabilità definite e documentazione strutturata; (ii) l’integrazione di strumenti digitali per la gestione dei flussi di lavoro, a supporto della tracciabilità e della riduzione della perdita di informazioni; e (iii) l’anticipazione e l’allineamento dei risultati di tipo C con i requisiti PSP, riducendo così i tempi di consegna e minimizzando le attività ridondanti. Il progetto distingue tra miglioramenti “must-have”, testati e validati durante il tirocinio, e sviluppi “nice-to-have”, lasciati come opportunità future per l’azienda una volta raggiunto un livello più avanzato di maturità digitale. I benefici attesi da questo intervento di reingegnerizzazione includono la riduzione dei tempi di consegna, la diminuzione del volume di comunicazioni non strutturate (in particolare via email) e una raccolta più sistematica dei dati a supporto delle decisioni manageriali. Oltre ai vantaggi operativi, il lavoro contribuisce alla trasformazione digitale in corso di VIS Hydraulics configurando e sperimentando uno strumento di gestione dei flussi di lavoro che funge sia da archivio di conoscenza dei processi sia da piattaforma per la collaborazione interfunzionale. In definitiva, il contributo di questa tesi è fornire a VIS Hydraulics un quadro metodologico replicabile per la standardizzazione e digitalizzazione dei processi, collegando modelli teorici alle esigenze pratiche dell’industria. Più in generale, evidenzia come le piccole e medie imprese manifatturiere possano sfruttare metodologie strutturate come APQP e DMAIC, insieme a soluzioni digitali per la gestione dei flussi di lavoro, per migliorare la competitività, garantire la conformità agli standard internazionali di qualità e promuovere il miglioramento continuo in un mercato sempre più dinamico e globalizzato.