Design and implementation of a semi-quantitative tool for alarm management system assessment in Neonatal Intensive Care Unit

As part of the New Building project of the Fondazione IRCCS Ca’ Granda Ospedale Maggiore Policlinico, a reorganization of the Neonatal Intensive Care Unit (NICU) is currently underway. This reorganization aims not only to redesign the spatial layout but also to enhance the quality of care by reducing the risk of cross-infections and noise pollution. To support this transformation, which includes the introduction of a distributed alarm management system and Silent Rooms, a pilot study has been designed to be implemented within the current NICU. The study is structured in two phases: during the “pre” phase, the staff operates with the existing centralized alarm system, while in the “post” phase, the new distributed model will be introduced. This work focuses on the development of a semi-quantitative assessment tool, based on a Systematic Literature Review, and on its first application during the “pre” phase of the pilot project. The analysis of the collected data, through clustering and statistical methods, enabled the identification and characterization of distinct user groups, represented as Personas defined by specific behavioral and perceptual patterns. These exhibited critical issues consistent with those reported in the literature for open-bay models, particularly concerning acoustic load and the timeliness of correspondence between alarm and patient. In addition to these shared user challenges, significant differences were observed between the two archetypes regarding the perceived completeness of information for decision-making in alarm situations, the level of confidence with technology, and the degree of disruption to workflow continuity caused by frequent alarm interruptions. The results obtained allow the definition of a baseline describing the behaviors and needs of the archetypes of users of the centralized system. Comparing these results with those emerging from the “post” phase will make it possible to evaluate the actual impact of the new monitoring system, identifying improvements as well as potential new criticalities to be addressed before the transition to the New Building. In this way, the move to the new NICU can take place safely and with full awareness, further enhancing the high standards of safety and effectiveness in neonatal care that already characterize the Clinica Mangiagalli.

Nell’ambito del Nuovo Building della Fondazione IRCCS Ca’ Granda Ospedale Maggiore Policlinico, è in corso una riorganizzazione della Terapia Intensiva Neonatale (TIN), che mira non solo a ridefinire gli spazi, ma soprattutto a migliorare la qualità dell’assistenza, riducendo il rischio di infezioni crociate e l’inquinamento acustico. A supporto di questa trasformazione, che prevede l’introduzione di un sistema di gestione degli allarmi distribuito e di Silent Room, è stato progettato uno studio pilota da implementare nei locali dell’attuale TIN, articolato in due fasi: nella fase “pre” il personale opera con l’attuale sistema di allarmi centralizzato, mentre nella fase “post” è prevista l’introduzione del nuovo modello distribuito. Il presente lavoro si concentra sullo sviluppo di un tool di valutazione semi-quantitativo, basato su una Systematic Literature Review, e sulla sua prima applicazione nella fase “pre” del progetto pilota. L’analisi dei dati raccolti, condotta attraverso metodi di clustering e analisi statistica, ha permesso di identificare e caratterizzare distinti gruppi di utenti, rappresentati come Personas definite da specifici pattern comportamentali e percettivi. Queste hanno evidenziato criticità coerenti con quanto riportato in letteratura per i modelli open-bay, in particolare riguardo al carico acustico e alla tempestività di corrispondenza tra allarme e paziente. Oltre a queste difficoltà comuni agli utenti, sono emerse differenze significative tra i due archetipi individuati, relative alla percezione della completezza delle informazioni utili al decision-making in situazioni di allarme, al livello di confidenza con la tecnologia e al grado di interruzione della continuità operativa causata dalle frequenti segnalazioni di allarme. I risultati ottenuti permettono di definire una baseline che descrive i comportamenti e le necessità degli archetipi di utilizzatore del sistema centralizzato. Il confronto di tali risultati con quelli che emergeranno dalla fase “post” consentirà di valutare l’impatto effettivo del cambiamento del sistema di monitoraggio, individuando le migliorie apportate e, soprattutto, eventuali nuove criticità da affrontare prima del trasferimento nel Nuovo Building. In questo modo, il passaggio alla nuova TIN potrà avvenire in modo sicuro e informato, migliorando ulteriormente i livelli di sicurezza ed efficacia delle cure neonatali che già contraddistinguono la Clinica Mangiagalli.