Improvement of spare parts process in Dalla Corte - Franke Coffee Systems

This paper is part of a project to improve business processes, with particular reference to the management of spare parts at Dalla Corte S.r.l., part of the Franke Coffee Systems group. The aim of the work was to analyse the as-is process, identify the main inefficiencies and propose organisational and digital solutions aimed at reducing lead times, improving data quality and increasing the overall responsiveness of the spare parts flow. The initial analysis was conducted through detailed process mapping and the creation of a Value Stream Map, which highlighted areas of non-value-added and the main bottlenecks. Subsequently, using problem-solving tools such as the Ishikawa diagram and the 5 Whys technique, the root causes of the critical issues were identified, mainly related to the lack of IT integration, manual order management, the absence of procedural standards and poor visibility on backorders. Based on this evidence, a plan of targeted countermeasures was developed, divided into four main areas of intervention: 1. Integration between the JDE business management system and the DC Club platform for the automation of information flow; 2. Introduction of an automatic planning algorithm with human supervision; 3. Optimisation of the picking process through automatic printing of locations; 4. Review and enhancement of backorders as an economic KPI. In addition to these initiatives, a proposal was made to define a dedicated stock of pre-assembled items to ensure make-to-stock management of critical components for the spare parts channel, reducing fulfilment times compared to the current make to order logic. Although the countermeasures have not yet been fully implemented, the project has already produced concrete results: the introduction of a dedicated planning role has led to an improvement in the average order lead time and greater process stability. At the same time, collaboration between planning, logistics and quality has led to the drafting of standard operating procedures for the planner and picker functions, with the support of operational videos and Excel tools integrated via Power Query, capable of automating KPI monitoring. The project therefore represents a case study of the application of a Lean and data-driven approach in the operational field, where systemic analysis and process standardisation form the basis for the future complete digitalisation of the spare parts flow. Looking ahead, the role of the Planner could be further integrated into the back office or logistics, consolidating end-to-end control and ensuring more efficient, traceable and sustainable management in the long term.

Il presente elaborato si inserisce nel contesto del miglioramento dei processi aziendali, con particolare riferimento al flusso di gestione dei ricambi presso l’azienda Dalla Corte S.r.l., parte del gruppo Franke Coffee Systems. L’obiettivo del lavoro è stato quello di analizzare il processo as-is, individuare le principali inefficienze e proporre soluzioni organizzative e digitali finalizzate alla riduzione del lead time, al miglioramento della qualità dei dati e all’aumento della reattività complessiva del flusso ricambi. L’analisi iniziale è stata condotta attraverso la mappatura dettagliata del processo e la realizzazione di una Value Stream Map, che ha permesso di evidenziare le aree a non valore aggiunto e i principali colli di bottiglia. Successivamente, mediante strumenti di problem solving come il diagramma di Ishikawa e la tecnica dei 5 Whys, sono state individuate le cause radice delle criticità, principalmente legate alla mancanza di integrazione informatica, alla gestione manuale degli ordini, all’assenza di standard procedurali e alla scarsa visibilità dei backorder. Sulla base di tali evidenze, è stato elaborato un piano di contromisure mirate, articolato in quattro principali aree di intervento: 1. Integrazione tra il gestionale aziendale JDE e la piattaforma DC Club per l’automatizzazione del flusso informativo; 2. Introduzione di un algoritmo di pianificazione automatica con supervisione umana; 3. Ottimizzazione del processo di picking mediante stampa automatica delle locazioni; 4. Revisione e valorizzazione dei backorder come KPI economico. A queste iniziative si è aggiunta la proposta di definire uno stock dedicato di preassemblati, per garantire una gestione Make-to-Stock dei componenti critici destinati al canale ricambi, riducendo i tempi di evasione rispetto all’attuale logica make to order. Sebbene le contromisure non siano ancora state implementate per intero, il progetto ha già prodotto risultati concreti: l’introduzione di una figura dedicata alla pianificazione ha consentito di ottenere un miglioramento dell’Order Lead Time medio e una maggiore stabilità del processo. Parallelamente, la collaborazione tra pianificazione, logistica e qualità ha portato alla redazione di procedure operative standard per le funzioni di planner e picker, con il supporto di video operativi e strumenti Excel integrati tramite Power Query, in grado di automatizzare il monitoraggio dei KPI. Il progetto rappresenta dunque un caso di studio applicativo di approccio Lean e data-driven in ambito operativo, dove l’analisi sistemica e la standardizzazione dei processi costituiscono le basi per una futura digitalizzazione completa del flusso ricambi. In prospettiva, il ruolo del Planner potrà essere ulteriormente integrato nel back office o nella logistica, consolidando il controllo end-to-end e garantendo una gestione più efficiente, tracciabile e sostenibile nel lungo periodo.