Electronic invoicing in Europe: a comprehensive analysis of current developments, process transformation and benefits

With the introduction of the VAT in the Digital Age (ViDA) package, the European Union aims to make electronic invoicing mandatory within its Member States to reduce the VAT gap through enhanced monitoring and real-time VAT reporting. In addition, this regulatory initiative seeks to establish a harmonised and interoperable framework that facilitates data exchange between companies and public institutions across borders. For this reason, electronic invoicing has become a highly relevant and timely topic of strategic importance at the European level. At present, each European country is working autonomously on the implementation of eInvoicing obligations, without a unified or coordinated approach. To comply with these new requirements, European companies, particularly those operating cross-border, must adapt their internal systems to enable the creation, processing, and management of electronic invoices. They must also ensure that their invoices meet the specific legal and technical requirements of all the European countries in which they operate. This research thesis analyses the current and future landscape of electronic invoicing obligations within the European Union and selected non-EU European countries, focusing on both B2G and B2B sectors. Furthermore, it presents an analysis of the main benefits that companies can achieve by adopting an electronic invoicing system, supported by a process mapping exercise conducted across different operational scenarios. Through 18 interviews with enterprises, service providers, and governmental institutions, the study highlights the key advantages and drawbacks associated with eInvoicing adoption, as well as a comparative assessment of the two main electronic invoicing models, the centralised model and the decentralised model.

Con l’introduzione del pacchetto Vat in Digital Age, meglio noto come ViDA, l’Unione Europea punta a rendere la fatturazione elettronica obbligatoria all’interno degli Stati Membri col fine di ridurre il gap IVA grazie ad un maggiore monitoring e un reporting IVA in tempo reale. In aggiunta, tale normativa mira alla creazione di un modello armonico e interoperabile in grado di agevolare lo scambio di dati tra aziende e istituzioni a livello transfrontaliero. Perciò la fatturazione elettronica è diventata una tematica di forte attualità e di importante interesse a livello europeo. Ad oggi ogni singolo paese europeo sta lavorando sull’introduzione degli obblighi di fatturazione elettronica all’interno dei propri confini in maniera autonoma senza che via sia una linea comune. Per ottemperare a tali obblighi le aziende europee, soprattutto quelle che operano a livello transfrontaliero, sono quindi costrette a adeguarsi alle nuove normative introducendo al loro interno la possibilità di creare, processare e gestire le fatture elettroniche. Esse devono essere in grado di produrre fatture elettroniche in grado di soddisfare tutti i requisiti richiesti in ciascuno degli stati europei in cui operano. Questa tesi di ricerca analizza la situazione europea attuale e futura riguardo gli obblighi di fatturazione elettronica all’interno dell’Unione Europea e in alcuni principali stati europei extra-UE nei settori B2G e B2B. Inoltre, presenta un’analisi sui benefici principali che un’azienda può ottenere scegliendo di adottare un sistema di fatturazione elettronica, grazie alla mappatura del processo di fatturazione secondo diversi scenari. Tramite 18 interviste condotte con aziende della domanda, con provider e con istituzioni governative vengono presentati i principali vantaggi e svantaggi legati all’utilizzo della fatturazione elettronica, nonché un confronto tra i due principali modelli di eInvoicing, il modello centralizzato e quello decentralizzato.