Product traceability in the cosmeceutical industry: the MEDSPA case

The thesis was developed at Medspa S.r.l., an Italian company operating mainly in the cosmeceutical industry, with the aim of defining a structured solution to address the spread of the grey (parallel) market, a phenomenon that threatens the company's profitability and reputation. To address the issue systematically, the A3 Report methodology was adopted. This method made it possible to identify the root causes behind the spread of the parallel market, providing a clear understanding of the dynamics driving it and the areas of the company involved. This analysis revealed that the main countermeasure to address the problem lies in the implementation of a traceability system capable of monitoring the commercial destination of each item and ensuring flows’ monitoring. However, the fact that traceability can be based on different technologies, while offering potential new value opportunities for the company, led to an extension of the scope of the problem. The objective was therefore not only to address the grey market, but also to understand and integrate the additional possibilities that a traceability system can offer in terms of supply chain visibility, communication with customers and support for marketing and business intelligence activities. For this reason, it was necessary to develop a coherent set of thirteen requirements covering both dimensions. Based on these requirements, the identified needs were translated into countermeasures, initiating a structured solution development process. The analysis of the technological alternatives available on the market showed that the most effective configuration was a multi-level combination of QR codes and RFID with a centralised data management architecture. This structure includes QR codes both on individual products and outer packaging, together with RFID tags on logistics cartons, applied from the point in the supply chain where the product is ready for sale. The final result is a scalable system capable of addressing the defined technical and strategic requirements. The implementation strategy, built according to an incremental logic, allowed to set targets to be gradually achieved. In terms of results, economic analysis has demonstrated the sustainability of the solution, both in terms of initial investment and operating costs, while the expected benefits include a significant reduction in the grey market phenomenon, greater transparency, and stronger data-driven decision making. Beyond addressing a key strategical issue, the project represented an important step towards more digital, integrated and analytical supply chain management, laying the foundations for future extensions of the system to the upstream stages of the production process.

La tesi è stata sviluppata presso Medspa S.r.l., azienda italiana attiva principalmente nel settore cosmoceutico, con l’obiettivo di definire una soluzione per contrastare la diffusione del mercato parallelo, fenomeno che minaccia la redditività e la reputazione aziendale. Per affrontare la problematica in modo sistematico, è stato adottato l’approccio metodologico A3 Report. Tale metodo ha consentito di individuare le cause radice del mercato parallelo, offrendo una chiara comprensione delle dinamiche che lo alimentano e delle aree aziendali coinvolte. Da questa analisi è emerso che la contromisura per contrastare il problema risiede in un sistema di tracciabilità, capace di monitorare la destinazione di ogni singolo articolo e di garantire il monitoraggio dei flussi. Tuttavia, il fatto che la tracciabilità possa basarsi su tecnologie differenti, offrendo potenziali nuove opportunità per l’azienda, ha portato a un’estensione del problema. L’obiettivo non è stato quindi solo quello di contrastare il mercato parallelo, ma anche di comprendere e integrare le ulteriori possibilità che un sistema di tracciabilità può offrire in termini di visibilità di filiera, comunicazione con il cliente e supporto alle attività di marketing e business intelligence. Per questa ragione, si è reso necessario elaborare un set coerente di tredici requisiti in grado di soddisfare entrambe le dimensioni di analisi. Le esigenze identificate sono state tradotte in contromisure, dando avvio a un processo strutturato di sviluppo della soluzione. L’analisi delle alternative tecnologiche disponibili sul mercato ha evidenziato come la soluzione più efficace sia data dalla combinazione multilivello tra QR Code e RFID con un’architettura centralizzata per la gestione dei dati. Questa struttura prevede l’applicazione di codici QR sia sui singoli prodotti sia sull’outer packaging, insieme a tag RFID sui colli logistici, a partire dal punto della supply chain in cui il prodotto è pronto alla vendita. Il risultato finale consiste dunque in un sistema scalabile in grado di soddisfare i requisiti tecnici e strategici definiti. La strategia di implementazione è stata costruita secondo una logica incrementale, permettendo di raggiungere gradualmente i target prefissati. Dal punto di vista dei risultati, l’analisi economica ha dimostrato la sostenibilità della soluzione, sia in termini di investimento iniziale sia di costi operativi, mentre i benefici attesi includono la riduzione significativa del fenomeno del mercato parallelo, una maggiore trasparenza lungo i flussi e un rafforzamento della capacità decisionale basata sui dati. Il progetto, oltre a fornire una risposta concreta a una criticità strategica, rappresenta un passo importante verso una gestione digitale, integrata e analitica della supply chain, ponendo le basi per future estensioni del sistema anche alle fasi upstream del processo produttivo.