Developing a structured and cross-functional S and OP process for organizational alignment: the MEDSPA case

This thesis was completed in partnership with MEDSPA S.r.l., Limitless Holding S.p.A.’s native skincare luxury brand, with the aim of optimizing the congruence between business model, product portfolio, and supply chain configuration. The initial problem, which emerged through the Voice of the Customer (VOC) analysis conducted on the company functions identified in the SIPOC Map, was formulated as a misalignment between the brand’s strategic choices, the characteristics of demand, and the operational capacity of the supply chain to support them. In other words, the current supply chain configuration was not entirely coherent with the company’s business model and product offering. Pursuing the logic of A3 Thinking, the project first didn’t jump to a solution, but instead sought a deep and shared comprehension of the nature of the real problem. It allowed an iterative and disciplined analysis to determine whether the fundamental problem was in the operational setup of the supply chain or the more fundamental lack of cross-functionality throughout the company. At the end of this exploratory phase, the problem was redefined as follows: “The company’s planning process is unformalized, non-standardized, and poorly responsive, limiting MEDSPA’s ability to integrate demand and supply effectively and to support data-driven decision-making.” This reformulation revealed that the issue was not technical in nature, but systemic. To investigate the underlying causes, a 5 Whys Analysis and a Fishbone Analysis were conducted, identifying seven different causes of inefficiencies. Based on these findings, a project countermeasure was developed: designing a Sales & Operations Planning (S&OP) process tailored to MEDSPA’s context. The S&OP was conceived as a dynamic and scalable framework. After a first evaluation of the actual maturity level and the setting of a target value the process has been built upon three interconnected dimensions - people, processes, and tools - with the goal of fostering a more responsive, coordinated, and data-driven planning system These dimensions include the definition of roles and responsibilities, the structuring of periodic analytical and decision-making phases, and the introduction of technological tools and performance indicators to measure and sustain process effectiveness over time. In parallel, organizational feasibility studies were carried out to assess the sustainability of the proposed model within MEDSPA, analyzing both the time availability of operational resources and the management commitment required to ensure the continuity and integration of the process into corporate routines. The work concludes with developing an integrated planning framework that connects demand, production, and strategic decision flows in a coherent and transparent way, enhancing end-to-end process visibility and cross-functional collaboration. Beyond its technical contribution, the thesis promotes the creation of a corporate culture grounded in interfunctional collaboration, progressive learning, and continuous improvement, which represents the foundation for sustainable planning and strategic alignment in MEDSPA’s long-term.

Questa tesi è stata completata in collaborazione con MEDSPA S.r.l., il marchio di lusso per la cura della pelle di Limitless Holding S.p.A., con l’obiettivo di ottimizzare la congruenza tra modello di business, portafoglio prodotti e configurazione della supply chain. Il problema iniziale, emerso dall’analisi della Voice of the Customer (VOC) condotta sulle funzioni aziendali identificate nella mappa SIPOC, è stato formulato come uno disallineamento tra le scelte strategiche del marchio, le caratteristiche della domanda e la capacità operativa della supply chain di supportarle. In altre parole, la configurazione attuale della supply chain non era del tutto coerente con il modello di business e l’offerta di prodotti dell’azienda. Seguendo la logica del pensiero A3, il progetto non è partito subito da una soluzione, ma ha prima cercato una comprensione approfondita e condivisa della vera natura del problema. Questo ha permesso un’analisi iterativa e disciplinata per determinare se il problema fondamentale risiedesse nell’organizzazione operativa della supply chain o in una più profonda mancanza di cross-funzionalità all’interno dell’azienda. Al termine di questa fase esplorativa, il problema è stato ridefinito come segue: «Il processo di pianificazione dell’azienda è non formalizzato, non standardizzato e poco reattivo, limitando la capacità di MEDSPA di integrare efficacemente domanda e offerta e di supportare decisioni basate sui dati». Questa riformulazione ha rivelato che il problema non era di natura tecnica, ma sistemica. Per indagare le cause profonde, sono state condotte un’analisi dei 5 Perché e un’analisi a lisca di pesce, identificando 7 diverse cause di inefficienze. Sulla base di questi risultati, è stato sviluppato una contro-misura progettuale: la progettazione di un processo di Sales & Operations Planning (S&OP) su misura per il contesto di MEDSPA. Il S&OP è stato concepito come un quadro dinamico e scalabile e di conseguenza, attraverso l’utilizzo di un modello, è stata valutata la sua maturità assegnando un valore target da raggiungere. Il processo è stato costruito basandosi su tre dimensioni interconnesse - persone, processi e strumenti - con l’obiettivo di favorire un sistema di pianificazione più reattivo, coordinato e basato sui dati. Queste dimensioni includono la definizione di ruoli e responsabilità, la strutturazione di fasi analitiche e decisionali periodiche, e l’introduzione di strumenti tecnologici e indicatori di performance per misurare e sostenere l’efficacia del processo nel tempo. Parallelamente, sono stati condotti studi di fattibilità organizzativa per valutare la sostenibilità del modello proposto all’interno di MEDSPA, analizzando sia la disponibilità di risorse operative sia l’impegno gestionale necessario a garantire la continuità e l’integrazione del processo nelle routine aziendali. Il lavoro si conclude con lo sviluppo di un quadro di pianificazione integrata che collega domanda, produzione e flussi decisionali strategici in modo coerente e trasparente, migliorando la visibilità end-to-end del processo e la collaborazione cross-funzionale. Oltre al suo contributo tecnico, la tesi promuove la creazione di una cultura aziendale basata sulla collaborazione interfunzionale, l’apprendimento progressivo e il miglioramento continuo, che rappresentano le fondamenta per una pianificazione sostenibile e un allineamento strategico a lungo termine di MEDSPA.