Digital transformation of administrative procedures : enabling representative ecosystems with structured information management

The evolution of representation techniques has expanded the range of tools available to support decision-making processes in complex collaborative contexts, including administrative procedures in the construction industry. Despite their widespread adoption in sectors such as gaming, real estate, and medicine, these technologies are still rarely implemented in a systematic manner within professional and institutional workflows in construction practice. While information management standards such as ISO 19650 provide consolidated guidelines for data structuring and exchange, comparable methodological requirements for the integration of representation systems remain limited. This research addresses this gap by proposing a methodological framework that connects representation systems with information management processes in collaborative and decision-making contexts, with a specific focus on administrative procedures. The study adopts a Design Science Research methodology and a mixed methods approach, combining a systematic literature review with empirical validation through two case studies. The proposed framework is based on an ecosystem-oriented perspective, in which the interaction between users, digital objects, and experiential environments constitutes the operational basis of representation processes. Use cases and cognitive experiences are explicitly defined to support the configuration of representational ecosystems as structured components of information management workflows. The framework extends existing standards (ISO 19650, ISO 7817-1) by introducing prerequisites and experiential requirements that address both technical aspects, such as interoperability and scalability, and experiential dimensions, including usability, engagement, and presence. The case studies indicate that the application of the proposed framework is associated with improvements in the organization of representation systems and in collaborative and collective decision-making processes. The research discusses the implications, limitations, and potential applicability of integrating experiential representation systems within administrative and decision-making contexts.

L’evoluzione delle tecniche di rappresentazione ha ampliato la gamma degli strumenti disponibili per supportare i processi decisionali in contesti collaborativi complessi, compresi i procedimenti amministrativi nel settore delle costruzioni. Nonostante la loro diffusa adozione in settori quali i giochi, il settore immobiliare e la medicina, queste tecnologie sono ancora raramente implementate in modo sistematico all’interno dei flussi di lavoro professionali e istituzionali nella pratica edilizia. Sebbene gli standard di gestione delle informazioni come ISO 19650 forniscano linee guida consolidate per la strutturazione e lo scambio dei dati, requisiti metodologici comparabili per l’integrazione dei sistemi di rappresentazione rimangono limitati. Questa ricerca affronta questa lacuna proponendo un quadro metodologico che collega i sistemi di rappresentazione con i processi di gestione delle informazioni in contesti collaborativi e decisionali, con un focus specifico sulle procedure amministrative. Lo studio adotta una metodologia di Design Science Research e un approccio di metodi misti, combinando una revisione sistematica della letteratura con una validazione empirica attraverso due casi di studio. Il quadro proposto si basa su una prospettiva ecosistemica, in cui l’interazione tra utenti, oggetti digitali e ambienti esperienziali costituisce la base operativa dei processi di rappresentazione. I casi d'uso e le esperienze cognitive sono esplicitamente definiti per supportare la configurazione di ecosistemi rappresentazionali come componenti strutturati dei flussi di lavoro di gestione delle informazioni. Il framework estende gli standard esistenti (ISO 19650, ISO 7817-1) introducendo prerequisiti e requisiti esperienziali che affrontano sia aspetti tecnici, come interoperabilità e scalabilità, sia dimensioni esperienziali, tra cui usabilità, coinvolgimento e presenza. I casi di studio indicano che l’applicazione del quadro proposto è associata a miglioramenti nell’organizzazione dei sistemi di rappresentanza e nei processi decisionali collaborativi e collettivi. La ricerca discute le implicazioni, i limiti e la potenziale applicabilità dell’integrazione dei sistemi di rappresentazione esperienziale all’interno dei contesti amministrativi e decisionali.