From invisible to accountable: redesigning food waste governance in outsourced industrial canteens (A Case Study of Rold S.r.l)

Industrial canteen food waste is a systemic governance problem, not a behavioural one. This thesis investigates how a Sustainable Product–Service System (S.PSS) intervention can redesign the governance of food waste in an outsourced industrial canteen, converting non-binding informational signals into accountable, waste-preventing commitments. The empirical context is the factory canteen system at Rold S.r.l., Nerviano, where meals are provided by the contracted catering operator The caterer Ristorazione. Field research conducted in 2025-2026 through site visits, structured interviews, and waste benchmarking established that the canteen generates between 38 and 68 grams of food waste per meal, consistently exceeding the EU 2030 target of 35 g/meal. The research identifies three structural conditions sustaining this outcome: a three-layer cheap talk architecture in which employee reservations, chef production decisions, and contractual performance indicators all function as non-binding signals with no consequence for non-compliance. The design response is the Waste Accountability Infrastructure, an S.PSS intervention composed of three integrated components: a Waste Ledger recording protocol, an Organisational Seam Protocol governing bilateral data exchange between Rold and The caterer, and a Demand-Driven Production System linking confirmed reservations to binding production ceilings. The intervention is operationalised through two digital interfaces: the Digital Ledger Interface for kitchen use, and the Waste Accountability Dashboard for facility management. The prototype was evaluated through four co-design and usability sessions with a kitchen domain expert, a The caterer kitchen supervisor, a Rold HR manager, and a team of IoT engineers and AI specialists. Sessions confirmed technical feasibility and operational legibility, and produced two design refinements: the replacement of AI-enabled smart bins with simpler weighing platforms, and the integration of Banco Alimentare as a downstream food recovery partner operating under Legge 166/2016. The thesis makes two contributions. Theoretically, it extends cheap talk theory to a three-layer organisational context and demonstrates that closing the accountability gap requires simultaneous intervention at all three levels. In design terms, it produces a governance-first S.PSS framework that makes waste visible, attributable, and contractually consequential for the first time, converting a canteen with no organisational memory into a system that learns, records, and improves.

Lo spreco alimentare nelle mense aziendali è un problema di governance sistemica, non comportamentale. Questa tesi indaga come un intervento di Sistema Prodotto-Servizio Sostenibile (S.PSS) possa ridisegnare la governance dello spreco alimentare in una mensa aziendale in outsourcing, convertendo segnali informativi non vincolanti in impegni responsabili e orientati alla riduzione degli sprechi. Il contesto empirico è il sistema di mensa aziendale di Rold S.r.l., a Nerviano, dove i pasti sono forniti dall'operatore di ristorazione in appalto The caterer Ristorazione. La ricerca sul campo, condotta nel 2025-2026 attraverso sopralluoghi, interviste strutturate e benchmarking degli sprechi, ha stabilito che la mensa genera tra 38 e 68 grammi di spreco alimentare per pasto, superando sistematicamente l'obiettivo UE 2030 di 35 g/pasto. La ricerca identifica tre condizioni strutturali che alimentano questo risultato: un'architettura di cheap talk a tre livelli, in cui le prenotazioni dei dipendenti, le decisioni produttive dei cuochi e gli indicatori di performance contrattuali funzionano tutti come segnali non vincolanti, privi di conseguenze in caso di inadempienza. La risposta progettuale è la Waste Accountability Infrastructure, un intervento S.PSS composto da tre componenti integrate: un protocollo di registrazione Waste Ledger, un Organisational Seam Protocol che regola lo scambio bilaterale di dati tra Rold e The caterer, e un Demand-Driven Production System che collega le prenotazioni confermate a tetti di produzione vincolanti. L'intervento è operativizzato attraverso due interfacce digitali: il Digital Ledger Interface per l'uso in cucina e la Waste Accountability Dashboard per la gestione delle strutture. Il prototipo è stato valutato attraverso quattro sessioni di co-design e test di usabilità con un esperto del settore cucina, un supervisore di cucina di The caterer, un responsabile HR di Rold e un team di ingegneri IoT e specialisti di intelligenza artificiale. Le sessioni hanno confermato la fattibilità tecnica e la leggibilità operativa, e hanno prodotto due raffinamenti progettuali: la sostituzione dei cassonetti intelligenti con tecnologia AI con più semplici piattaforme di pesatura, e l'integrazione di Banco Alimentare come partner a valle per il recupero delle eccedenze alimentari, operante ai sensi della Legge 166/2016. La tesi offre due contributi. Sul piano teorico, estende la teoria del cheap talk a un contesto organizzativo a tre livelli e dimostra che la chiusura del divario di responsabilità richiede un intervento simultaneo su tutti e tre i livelli. Sul piano progettuale, produce un framework S.PSS orientato alla governance che rende lo spreco visibile, attribuibile e contrattualmente rilevante per la prima volta, trasformando una mensa priva di memoria organizzativa in un sistema capace di apprendere, registrare e migliorare.