Navigating integration: designing a way-finding system for non-EU students in Italy

Italy faces a structural labor shortage driven by depopulation, workforce ageing, brain drain and brain waste, with a growing demand for immigrant workers. Yet it systematically fails to retain the non-EU international students it successfully attracts. While the country has become quite easy to enter — thanks to English-taught programs, relative affordability and accessible admissions — it remains difficult to settle in. This work frames the gap as an "entry–stay paradox": students arrive willing to remain but gradually face bureaucratic delays and difficulties, economic instability, social isolation and cultural mismatch until leaving Italy becomes the rational choice. The core problem is reframed not as missing information but as poor integration into the institutional, socio-economic and relational-cultural fabric of the country. While information and real help are often available here, they do not explain how the rules are applied in practice and are not designed specifically for the target audience of international students. In the context of decentralized governance and a "Temporary Integration" policy paradigm, students are forced to navigate a fragmented integration system alone. Using a Progressive Focusing methodology, the work narrows from the national picture to the local Milan context. The study's findings indicate that official resources lack students' trust, while peer communities and AI tools have become the de facto integration infrastructures. Internationals lack a single, comprehensive digital resource for finding reliable official and experience-based information, as well as the ability to seek human assistance in ambiguous, complex or emotionally heavy situations. In response, this work proposes a way-finding system: not merely an information platform but a trusted connector orchestrating official rules, crowdsourced lived experience, services and reachable human support. Built on a multi-tenant digital architecture and complemented by physical university-related touchpoints, it supports institutional literacy, socio-economic stability and relational-cultural belonging, helping each student find their own personal "integration way."

L'Italia si trova ad affrontare una carenza strutturale di manodopera, determinata da spopolamento, invecchiamento della forza lavoro e fuga di cervelli, a fronte di una domanda crescente di lavoratori immigrati. Eppure il paese fatica sistematicamente a trattenere gli studenti internazionali extra-UE che riesce ad attrarre con successo. Se da un lato l'accesso al sistema universitario italiano è diventato relativamente agevole — grazie alla diffusione di programmi in lingua inglese, alla accessibilità economica e a procedure di ammissione semplificate — dall'altro il radicamento nel paese rimane profondamente difficoltoso. Il presente lavoro inquadra questo divario come un "paradosso ingresso–permanenza": gli studenti arrivano con l'intenzione di restare, ma si trovano progressivamente esposti a ostacoli burocratici, instabilità economica, isolamento sociale e dissonanza culturale, fino al punto in cui lasciare l'Italia diventa la scelta razionale. Il problema centrale viene reinterpretato non come assenza di informazioni, bensì come scarsa integrazione nel tessuto istituzionale, socio-economico e relazionale-culturale del paese. Nel contesto di una governance decentralizzata e di un paradigma politico di "integrazione temporanea", gli studenti si trovano costretti a navigare da soli un sistema frammentato. Adottando una metodologia di Progressive Focusing, la ricerca restringe progressivamente l'analisi dal quadro nazionale al contesto locale Milanese. I risultati indicano che le risorse ufficiali faticano a guadagnarsi la fiducia degli studenti, mentre le comunità tra pari e gli strumenti di intelligenza artificiale sono diventati le infrastrutture di integrazione di fatto. Gli studenti internazionali mancano di una risorsa digitale unica e completa per reperire informazioni affidabili — tanto ufficiali quanto basate sull'esperienza vissuta — nonché della possibilità di accedere a supporto umano nelle situazioni ambigue. In risposta, il lavoro propone un sistema di way-finding: non una semplice piattaforma informativa, bensì un connettore di fiducia che orchestra norme ufficiali, esperienza vissuta condivisa collettivamente, servizi e supporto umano accessibile. Costruito su un'architettura digitale multi-tenant e affiancato da punti di contatto fisici in ambito universitario, il sistema aiutando ciascuno studente a trovare la propria personale "via dell'integrazione."