Supporting the early decision phase of university-industry collaboration: a reflective framework and a digital guide

Academic research on university-industry collaboration (UIC) has expanded significantly over the past two decades, yet it remains primarily oriented toward explaining UIC as a phenomenon rather than supporting companies in deciding whether and how to engage with a university in the first place. This thesis addresses this gap by developing a framework and a digital guide focused specifically on the early decision phase of UIC, before any collaboration, formal or informal, has begun. Drawing on a review of academic literature and twelve empirical cases from a strategic design research group at Politecnico di Milano, this thesis proposes a framework organized around a why-what-how logic: four collaboration objectives, four collaboration types, and ten collaboration mechanisms, each explicitly grounded in existing literature to varying degrees. This framework is translated into a digital guide designed to be used by a university representative, a proposed departmental role, during a first conversation with a company, rather than as a self-administered assessment tool. The guide takes the form of a facilitated, conversation-based experience structured around six cards, culminating in a shared canvas built collaboratively between the university representative and the company. A mid-to-high fidelity prototype of the guide was developed and tested in a preliminary session, offering an initial exploratory assessment of the prototype while surfacing concrete directions for further development, including the need to further simplify its language and to incorporate financial considerations into its diagnostic logic. This thesis contributes an integrated synthesis of the objectives, types and mechanisms underlying UIC than currently available in the literature, alongside a concrete, though still evolving tool intended to support innovation and R&D managers in navigating this decision from the earliest point of contact.

La ricerca accademica sulla collaborazione università-industria (University-Industry Collaboration, UIC) si è ampliata significativamente negli ultimi due decenni, tuttavia rimane orientata principalmente a spiegare la UIC come fenomeno, piuttosto che a supportare le aziende nel decidere se e come collaborare con un’università. Questa tesi affronta questa lacuna sviluppando un framework e una guida digitale focalizzati specificamente sulla fase decisionale iniziale della UIC, prima che qualsiasi collaborazione, formale o informale, abbia avuto inizio. Basandosi su una revisione della letteratura accademica e su dodici casi empirici provenienti da un gruppo in strategic design del Politecnico di Milano, questa tesi propone un framework organizzato seconda una logica why-what-how: quattro obiettivi di collaborazione, quattro tipologie di collaborazione e dieci meccanismi di collaborazione, ciascuno esplicitamente fondata nella letteratura esistente con diversi gradi di solidità. Questo framework viene tradotto in una guida digitale progettata per essere utilizzata da un university representative, un ruolo dipartimentale proposto da questa tesi, durante un primo incontro con un’azienda, anziché come strumento di autovalutazione. La guida assume la forma di un’esperienza facilitata e conversazionale, strutturata attorno a sei card, che culmina in un canvas condiviso costruito collaborativamente tra il university representative e l’azienda. Un prototipo a fedeltà medio-alta della guida è stato sviluppato e testato in una sessione preliminare, offrendo indicazioni iniziali sulla sua usabilità e facendo emergere direzioni concrete per lo sviluppo futuro, tra cui la necessità di semplificare ulteriormente il linguaggio e di integrare considerazioni economiche nella sua logica diagnostica. Questa tesi propone una sintesi integrata degli obiettivi, delle tipologie e dei meccanismi alla base della collaborazione università-industria, insieme a uno strumento concreto, seppur ancora in evoluzione, pensato per guidargli innovation e R&D manager durante questa decisione fin dal primo punto di contatto.