Green IT balanced scorecard

Abstract: This study focuses on the relevant topic of Green IT, and aims to provide a management framework in order to define and capture business value from a Green IT strategy. Green IT is currently a hot topic but, while awareness and established policies have increased in the last few years, studies show that there is still a lack of measuring tools, goals and embedded initiatives to be followed, and, mostly, there is a lack of a holistic approach, the only way to capture internal benefits and competitive advantages from a Green IT strategy. So, this document aims to contribute to the development of this area. Then, through a careful review of the literature have been identified all of the initiatives towards “being green”. The field has been divided in two macro areas: “Greening OF IT” and “Greening BY IT”. So, within these initiatives have been analysed all benefits and how they contribute to reduce the overall carbon footprint. From this, following the concept of the Balanced Scorecard (BSC, Kaplan, Norton, 1991), was built a Green IT BSC in order to define a Green IT strategy and provide a management framework for it. Then consistently with the Design Science Research Methodology (Peffers, 2007), have been demonstrated what was stated through a Green IT survey, deployed to domain experts.

ITALIAN ABSTRACT Le emissioni di gas serra sono in costante crescita. In uno studio condotto nel 2010 da parte dall'Environmental Protection Agency (U.S.), sono state scomposte queste emissioni nelle sue fonti principali, e si è riscontrato un fatto molto curioso: la maggior quota parte è causata dal consumo di energia elettrica (circa il 29%), seguita dai trasporti (circa 25%), e quindi dalle industrie manifatturiere. Soprattutto negli ultimi anni, una grande spinta al consumo di energia elettrica è data dalla sproporzionata crescita dell'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT). È stato infatti stimato (Gartner, 2007) che l'ICT contribuisce all'impatto ambientale totale per il 2%, circa la stessa quantità dell'industria aerea (civile e commerciale). L'impatto ambientale dell'ICT, però, non si limita alle sole emissioni. Infatti, una parte rilevante del problema si riscontra anche nell'inquinamento del suolo e delle acque, con materiali tossici da dismettere alla fine del ciclo di vita. Si può quindi definitivamente affermare che l'ICT è una parte importante e non trascurabile del problema ambientale. D'altra parte, per quanto riguarda le emissioni, la buona notizia risiede nel fatto che l'ICT può assumere un ruolo rilevante nella riduzione del rimanente 98%. McKinsey, nel suo “Smart Report 2020”, ha stimato che l'ICT può fornire soluzioni di business (a livello di processo, prodotto e attività) che possono alleviare almeno cinque volte l'impatto ambientale dell'ICT stesso. Si può quindi affermare con altrettanta certezza che l'ICT può essere allo stesso tempo considerato come una potenziale parte significativa della soluzione. In conseguenza a ciò i governi stanno dando una forte spinta con nuove norme, regole e decreti legge, all'adozione, da parte delle imprese, di un approccio sostenibile. Anche investitori e clienti iniziano a muoversi verso “imprese sostenibili”, e i mercati rispondono scontando i prezzi delle azioni di quelle compagnie con poco riguardo verso l'impronta ecologica che si lasciano dietro. Ora il problema è definito e motivato ed è stata dimostrata la sua rilevanza. Quindi, a partire da queste basi, si sono costruiti gli obiettivi per una proposta di soluzione a questo problema. In particolare, ciò che si vuole proporre, è una strategia sostenibile in questo senso, che consenta di catturare valore di business minimizzando (o eliminando dove possibile) l'impatto ambientale. Questa strategia è detta di “Green IT”. È necessario sottolineare come dietro ad una strategia volta alla sostenibilità si nascondano dei benefici e, nel lungo periodo, la possibilità di catturare valore di business e vantaggi competitivi nei confronti dei “competitors”. Per implementare questo tipo di strategia è necessario seguire due passi fondamentali, coerentemente con i problemi presentati sopra. In primo luogo va minimizzato l'impatto ambientale dell'IT. A questo processo si è dato il nome di “Greening OF IT”. Successivamente, ossia una volta che l'infrastruttura tecnologica è diventata “Green”, si prende in considerazione il suo utilizzo nei diversi processi di business per promuovere e implementare un approccio sostenibile all'interno dell'impresa. Così facendo, si definisce il secondo step fondamentale di una strategia di Green IT come “Greening BY IT”. Per definire gli obiettivi bisogna però spingersi di più nel particolare. In questo step infatti risiede un'attenta analisi della letteratura. Va sottolineato che vi è una sostanziale mancanza di testi e casi reali sul Green IT in termini di strategia integrata. Ciò che si è individuato sono varie iniziative in questo senso, ma che sono presentate singolarmente, piuttosto che in un contesto generale basato su una strategia allineata al core business. Queste iniziative sono state divise fra le due parti fondamentali della strategia di Green IT: “Greening OF IT” e “Greening BY IT” (in letteratura sono chiamati rispettivamente Green IT 1.0 e Green IT 2.0). Sono state in particolare considerate solo quelle che prevedono contemporaneamente il raggiungimento di benefici di lungo periodo per l'impresa, e che contribuiscono a minimizzare l'impatto ambientale. Questi ultimi sono considerati i due pilastri del Green IT (San Murugesan, 2008). Per fornire qualche esempio di iniziativa per il “Greening OF IT” sono inclusi aspetti di design (con particolare attenzione ai data centres), aspetti di ottimizzazione dell'uso dell'energia (non minimizzazione perché non vanno dimenticati i cosiddetti rebound effects), conformità con le leggi, utilizzo di fonti rinnovabili di energia e, ad esempio programmi di prevenzione dell'impatto delle tecnologie alla fine del loro ciclo di vita. Per quanto riguarda invece il “Greening BY IT” si riscontrano iniziative in senso di coordinamento, reingegnerizzazione, ottimizzazione, e ancora, di utilizzo della tecnologia per promuovere meccanismi di cambiamento culturale offrendo environmental knowledge management systems oppure environmental decision support systems, e molti altri. A questo punto si ha un'idea pratica e concreta di che cosa prevede una strategia di Green IT. Si passa quindi al cuore di questo documento: la Green IT Balanced Scorecard. Prima di iniziare a presentare il contenuto del framework è necessario fare qualche precisazione. In particolare si è scelto di utilizzare il modello della Balanced Scorecard (BSC, introdotto nei primi anni '90 da Kaplan e Norton) per tre ragioni principali. In primo luogo, questo è lo strumento più utilizzato dalle imprese, negli ultimi due decenni, per la gestione e la valutazione di diversi tipi di strategie, e i numeri in diversi studi ne dimostrano un elevata efficacia. Infatti, oltre alla classica BSC (volta alla valutazione e gestione della strategia d'impresa), si riscontrano differenti ambiti di applicazione, e ne sono un esempio la IT BSC (Wim Van Grembergen, 2005), Public Sector BSC (City Managers of Charlotte, NC, 2005), fino ad arrivare ad ambiti come la strategia di vita di un individuo con la Personal BSC (Lauchlan, 2006). La seconda ragione per cui è stato scelto questo modello, sta nella sua natura. Infatti, essa rappresenta un approccio olistico alla valutazione di una strategia, svincolandosi dall'idea generale di valutare solamente indicatori di natura economico – finanziaria. Vengono considerate infatti diverse prospettive (nell'originale erano quattro, ma non deve essere un vincolo assoluto) che contengono obiettivi quantificabili da raggiungere, ciascuno dei quali è a sua volta valutato da un set opportuno di indicatori. Ma questo non è sufficiente, e da qua viene fuori la terza ragione principale per cui è stato scelto il modello della BSC. Il modello che ne risulta, secondo quanto detto finora, è chiamato semplicemente “KPI Scorecard” (Kaplan, Norton, 1991). Infatti, va aggiunto che ogni prospettiva ed ogni obiettivo devono assumere un significato e un ruolo particolare nel percorso definito all'interno di una strategia. A supporto di questo aspetto vi è la mappa delle relazioni causa-effetto. Quindi, si può passare alla definizione vera e propria della Green IT BSC. Innanzitutto è stato necessario definire le prospettive adeguate. Per fare ciò si sono imposti due vincoli. In primo luogo, queste dovevano avere un carattere di omogeneità e dovevano contenere tutte le iniziative individuate nella revisione della letteratura, e tutti gli obiettivi principali (rappresentati dai due pilastri del Green IT). In secondo luogo, queste dovevano individuare un percorso coerente che portasse alla mission della strategia. In pratica, quello che è stato fatto è un raggruppamento in categorie omogenee fino a quando queste non assumevano un ruolo ben preciso. Dopo numerosi tentativi si sono definite le quattro prospettive che, partendo dal basso, sono: “Infrastructure Pesrpective”, “Stakeholders and Culture Perspective”, “Sustainability Perspective”, “Business Value Perspective”. In prima approssimazione si può spiegare il percorso con una semplice frase: con la struttura tecnologica adeguata e sostenibile si possono attivare meccanismi di cambiamento culturale (lungo tutta la catena del valore) che attraverso i processi possono portare alla creazione di valore di business. Ciò sarà più chiaro una volta data una definizione a ciascuna prospettiva. Facendo il punto della situazione, si hanno ora dei gruppi omogenei di aspetti/iniziative con un significato strategico generale. Ora l'intento si sposta a un maggior livello di dettaglio, e consiste nel tradurre queste iniziative in obiettivi che devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con un significato temporale (“smart”). Il passo successivo consiste nel definire un set di indicatori per ciascun obiettivo che ne valuti il livello di raggiungimento. Prima di procedere va sottolineato un aspetto importante. Essendo il modello di carattere non specifico, ossia a prescindere dal settore di business, dalla dimensione dell'impresa, dall'andamento economico, e da altre variabili esogene, non tutti gli obiettivi/indicatori sono coerenti con tutte le realtà aziendali. Per esempio valutare opportunità di tele-working all'interno di un industria manifatturiera è di scarsa utilità, mentre per, ad esempio, una società di consulenza può essere un buon target. Allo stesso modo, valutare l'efficienza di un supercomputer per una piccola-media impresa risulta essere di scarso significato. Si deve quindi affermare che il modello va usato dopo un'appropriata contestualizzazione, e alcuni indicatori e, a volte, interi obiettivi, possono essere scartati. Si passa quindi alla definizione del contenuto di ciascuna prospettiva. Con un approccio bottom-up s'incontra per prima la prospettiva infrastrutturale. Questa è posto al livello più basso della catena causa-effetto per due ragioni. Primo, nessuna della altre prospettive comporta conseguenze dirette su questa, e in secondo luogo l'impatto dell'infrastruttura è connesso con tutti gli obiettivi dei livelli superiori in una strategia di Green IT. In generale si può affermare che attraverso gli obiettivi di quest'area si vogliono raggiungere due situazioni fondamentali. Da un lato, coerentemente con la definizione fornita per “Greening OF IT”, è necessario definire obiettivi volti a minimizzare l'impatto ambientale della tecnologia stessa (“performance and efficiency requirements”). Dall'altra parte, una seconda classe di obiettivi deve essere definita a questo livello per assicurarsi che siano fornite le tecnologie adeguate per raggiungere gli intenti dei livelli superiori in termini di “Greening BY IT” (“capability requirements”). Quindi, in termini pratici, sono stati definiti nove obiettivi e trentotto indicatori. In particolare, fanno parte della prima classe obiettivi di riduzione di energia consumata dall'IT, di prevenzione dell'ammontare di rifiuti tossici, di riduzione dell'impatto ambientale dei data centres (argomento sull'agenda di tutti i grandi CIOs soprattutto per quanto riguarda i sistemi di raffreddamento) e una valutazione integrata sull'uso di fonti rinnovabili di energia (green power). Qui sono proposti calcoli standard e non, di efficacia e efficienza dell'infrastruttura. Parallelamente, coerentemente con quanto affermato sopra, vi sono obiettivi volti ad assicurare la presenza, nonché i requisiti prestazionali, di: tecnologie per fornire piattaforme di knowledge management, sistemi di supporto alle decisioni, per assicurarsi la possibilità di una rete integrata di sensori per il monitoraggio e, infine, per permettere l'implementazione di un percorso verso la virtualizzazione (cosiddetta cloud computing). Salendo lungo la catena causa-effetto, al livello successivo si trova la “Stakeholders and Culture Perspective”. Prima di presentarne il contenuto bisogna fare qualche precisazione. In particolare, prima di analizzare questa prospettiva è necessaria una valutazione delle parti interessate. Con ciò si intende un'analisi per valutare e classificare chi sono i key stakeholders e, in secondo luogo, quali sono i loro interessi e bisogni. Questo tipo di indagine è assolutamente indispensabile per focalizzare la valutazione, e quindi dare un significato preciso agli indicatori e a chi questi sono riferiti. Una volta condotta questa ricerca si possono fissare gli obiettivi. In linea generale il raggiungimento di questi deve portare a: soddisfazione delle parti interessate e gestione delle loro volontà/bisogni, una catena del valore che sia “green” con una sensibilizzazione di tutta la supply chain. Inoltre, pietra miliare di una strategia di Green IT, bisogna promuovere un cambiamento culturale interno definendo un “linguaggio sostenibile” per favorire una comprensione generale. Infine, altro aspetto fondamentale per cogliere valore di business da questa strategia, riguarda la comunicazione. Infatti, è proposto un assessment volto a valutare il livello di maturità della “environmental communication”. Quindi, sono proposti per sei obiettivi, ventidue indicatori, che però, rispetto all'area precedente, hanno qualche particolarità. Infatti, data la natura delle misure, sono proposti alcuni metodi più qualitativi che quantitativi che, con un corretto sistema d'interpretazione dei risultati, non intaccano la qualità della valutazione. Salendo ancora, si incontra la “Sustainability Perspective”. A questo livello, l'oggetto dell'analisi diviene l'organizzazione e i suoi processi. In particolare, questa prospettiva copre quattro aree fondamentali. Infatti, include aspetti di risk management, miglioramento dei processi, obiettivi strategici e impone un orientamento verso il futuro con una visione di lungo periodo (qui è valutato la parte relativa alla ricerca e sviluppo). La prospettiva include otto obiettivi valutati su un totale di trentadue indicatori. Il ruolo giocato da questo terzo livello è fondamentale. Infatti, nel cammino strategico, una volta resa sostenibile l'infrastruttura, e aver raggiunto una cultura interna sensibilizzata e orientata verso il Green IT, è a questo livello che viene maggiormente implementata la seconda parte della strategia (“Greening BY IT”). Inoltre, questo livello funge da ponte fra le iniziative e il valore di business. Infatti vi sono obiettivi come ad esempio “improve public image” o “investors and customer loyalty” che sono direttamente collegati ad obiettivi di natura economico-finanziaria. Infine, al livello più alto della catena causa-effetto, si trova la “Business Value Perspective”. Qui è incluso l'obiettivo finale della strategia: creare valore di business. Prima di presentarne il contenuto è necessario fare una precisazione. Infatti, va giustificato il fatto di avere scartato l'ipotesi di una prospettiva puramente finanziaria. Ciò è stato ritenuto più adeguato al contesto per la presenza e la forte incidenza di quelli che sono i benefici intangibili in una strategia di Green IT. La parte più complicata all'interno di quest'area risiede nel generare un quadro generale di quelli che sono i costi e i benefici (tangibili e intangibili) monetizzati di tutta la strategia. È infatti proposta una linea guida per la formazione di questo quadro, ma, secondo la mia personale opinione, risulta molto difficile la stima soprattutto per quelli che si manifestano nel lungo periodo. Molto interessanti sono alcune misure innovative della sostenibilità. Si cita in particolare il “Sustainable Value” (approccio basato sul valore introdotto da degli studenti dell'Università di Marsiglia), e l' “Energy Pay Back Time”. Sono infine brevemente riproposte le classiche tecniche di valutazione degli investimenti (Discounting Cash Flow e non), e una valutazione a carattere finanziario. Così si conclude la parte relativa alle prospettive, ma non è abbastanza per dire di aver sviluppato una corretta BSC. Infatti, tutti gli obiettivi definiti sono stati collegati nella cosiddetta mappa causa-effetto, che è la chiave del modello, in quanto gli fornisce un significato a livello di cammino strategico, anche a un livello di dettaglio maggiore, ossia a livello di singoli obiettivi. Attraverso la creazione di questo strumento, si va a sviluppare un easy to read format volto a comunicare la strategia alle persone che ne fanno parte. Infatti, perché una strategia sia correttamente implementata, essa va propriamente descritta e comunicata. Ciò avviene tramite la mappa causa-effetto. Ma non è finita. Questo strumento infatti facilita anche la gestione della strategia nel lungo termine. Ciò avviene attraverso i collegamenti tra gli obiettivi, che permettono un'analisi delle problematiche (e delle anomalie derivanti dagli indicatori) focalizzata alle aree che impattano su quella parte dove risiede il problema. Inoltre, questa mappa, se correttamente utilizzata, può divenire uno strumento per raccogliere esperienze e affrontare il futuro con più certezza. Così si conclude la Green IT BSC, e ciò che è necessario ora è fornire qualche prova empirica della sua efficacia e coerenza all'interno di una strategia di Green IT. Per fare ciò il metodo più adatto sarebbe la sua completa implementazione in un contesto d'impresa reale. Tuttavia, vista la vastità organizzativa del modello, un caso di studio avrebbe richiesto, in mia opinione, almeno un anno. Quindi, è stato sviluppato un sondaggio online da distribuire agli esperti del campo. In particolare, questo è stato compilato da persone provenienti dal mondo delle imprese e dal contesto accademico (ricercatori e studenti di PhD). Attraverso questo sondaggio si è provata la coerenza delle iniziative proposte all'interno della strategia di Green IT, e si sono comprovati i potenziali benefici raggiungibili, sia in termini di vantaggi competitivi che in termini di benefici interni all'organizzazione. Seguendo la Design Science Research Methodology (Peffers, 2007), linea guida per questo lavoro, si giunge allo step finale, quello riguardante la comunicazione. Qui sono in programma, insieme con l' IVI (Innovation Value Institute), la pubblicazione di alcune pagine, e l'iscrizione ad alcune conferenze nell'arco del 2012 (in particolare a quelle di Vienna e Barcellona) per promuovere il lavoro svolto in questi mesi.