Design process modeling and improvement : a comparative analysis and BPR application

The aim of the thesis is to apply a BPR approach in a real business case, with particular focus on mapping tools used to model the as-is situation and generate the to be sitation. These mapping methods have been analyzed and compared in the literature review. Next, in the business case, they have been evaluated to find out the suitability of each one, and to identificate the best method to map the process, according with the reengineering target. The evaluation of four methods, conclude that the best mapping method doesn’t exist, because each one has his strenghts, but there is a best method for a determinate process. All methods are useful tools inside a Business Process Reengineering methodology, as valid tools to support the knowledge of the current process and to facilitate the analysis of the existing state. Although, the choice of one method is determined by the target to the process that is wanted to be performed. For each method has been provide a full description, with symbols and methodology, and finally a classification of their main strengths and weaknesses. With all this information has been performed a comparative analysis of the four methods, from different perspectives: -The perspective in business process modeling: functional, behavioral, organizational and informational perspectives. -The user features and modeling capabilities, where are compared the perception of the method by the user, and the suitability of the method to map a determinate kind of process. -The method elements and architecture, that determine how a method is easy to understand, and the elements contained inside of it. The previous literature analysis about BPR has been focalized in the methodologies proposed by some authors to perform the reengineering issue. Moreover, it has been established a connection through the procedure BPR and the A3 report, as a tool to document the process and aid in the continuous improvement. The application of what is studied before, is been done by a business experience where I had the possibility to analyze a process and apply the BPR methodology and mapping methods. The methodology used for the BPR implementation comes from the literature analysis adapted to empirical needs, and is structured in five steps: 1. Determine the goal for the project. 2. Understand the existing project, where have been applied all four mapping methods, and determine which of them is more convenient in this case. 3. Analyze and modify the existing process: the analysis of the possible changes of the process, that have been summarized in two groups: add or remove activities, and reorganize the work flow. 4. Design the new process and analyze the future state, where it is used the chosen mapping method to map the new process. 5. Perform the transformation and continuous improve, where are proposed some tools to implement and improve the change, one of them, the A3 report. As a result this activity has highlighted the powerful of BPR to improve a process, and the helpful characteristics of the mapping methods in BPR. This work is structured in the following chapters; • Chapter 1: this is the opening chapter. It provides an overview of the context in which the work has been developed. In addition, the objectives and the structure of the thesis are stated. • Chapter 2: this chapter is a deep analysis of the literature related to BPR, by exploring his principles and some of their methodologies. Finally is presented the A3 report as a tool for BPR. • Chapter 3: it is a literature analysis of the four mapping methods, where are included the description of each method, and its symbology, methodology and strengths and weaknesses point. To conclude, a comparative analysis of the four methods is done. • Chapter 4: it is presented the BPR methodology to follow, and is developed the business case by applying the cited methodology. • Chapter 5: This is the final chapter, it provides a synthesis of the subject matter and opens the way for future researches and investigations.

Lo scopo del presente elaborato è quello di utilizzare l’approccio BPR in un vero caso di applicazione industriale, ponendo particolarmente attenzione sugli strumenti di mappatura di processi utilizzati per modellare un problema “As-Is” e generare una soluzione “To-Be”.Tali metodi di mappatura sono stati analizzati e confrontati nello studio dello stato dell’arte. Successivamente, nel caso aziendale, sono stati analizzati al fine di valutare l’idoneità di ciascuno e identificare il metodo migliore di mappatura, secondo l’obiettivo della reingegnerizzazione. La valutazione dei quattro metodi porta alla conclusione che non esiste il metodo ma mappatura perfetto poiché ognuno ha i suoi punti di forza e debolezze, ma esiste sempre un metodo ottimo per un processo specifico. Tutti i metodi si sono rivelati validi strumenti nell’ambito del BPR per la completa comprensione del processo corrente e facilitare l’analisi dello stato esistente.Tuttavia, la scelta di un determinato metodo è dettata dallo specifico obiettivo che si vuole raggiungere. I metodi sono stati studiati approfonditamente, anche sotto l’aspetto metodologico e simbolistico, ed infine i punti di forza e di debolezza sono risultati evidenti. Con tutte le informazioni raccolte è stata realizzata un’analisi comparativa di ognuno dei quattro metodi, visti da diversi punti di vista: • Prospettiva di Business Process Modeling: trattazione dai punti di vista funzionali, comportamentali, organizzativi e informativi. • Trattazione riguardante le caratteristiche percepite dall’utente e le capacità di modellizzazione: vengono confrontate le percezioni dell’utente derivanti dai quattro metodi e l’appropriatezza o meno di questi ultimi nel mappare i diversi tipi di processo. • Trattazione riguardante gli elementi dei metodi e le architetture coinvolte, considerati punti chiave nel determinare la facilità di comprensione del metodo e degli elementi che in esso sono contenuti. La letteratura precedente riguardante i metodi di BPR si è concentrata soprattutto su metodologie proposte da alcuni autori per sviluppare l’attività di reingegnerizzazione. E’ stato possibile stabilire una connessione tra le procedure BPR e i report A3, utilizzati come strumento utile per documentare il processo e assistere verso un miglioramento continuo. L’applicazione degli argomenti trattati nei primi capitoli, è stata redatta mediante un’esperienza aziendale diretta, dove ho avuto la possibilità di analizzare un processo e applicare la metodologia BPR ai metodi di mappatura. La metodologia utilizzata per l’implementazione del BPR è stata ricavata dall’analisi della letteratura e adattata a bisogni reali; è strutturata in cinque passi: 1. Determinare lo scopo del progetto 2. Comprendere il progetto attuale, nel quale sono state applicati i quattro metodi di mappatura ed è stato determinato quale tra questi è più conveniente in questo particolare caso. 3. Analizzare e modificare il processo esistente: è stata fatta un’analisi delle possibili modifiche del processo, basata su due interventi: aggiungere o rimuovere delle attività e riorganizzare il flusso del processo. 4. Mappare il nuovo processo e analizzarne lo stato futuro: qui è stata utilizzata la metodologia scelta per la mappatura del nuovo processo. 5. Implementazione della trasformazione e miglioramento continuo : in questa fase sono stati proposti degli strumenti utili per implementare e migliorare la modifica; ne è un esempio il foglio A3. Le precedenti attività hanno sottolineato la potenza dei metodi BPR per migliorare un processo e le caratteristiche utili dei metodi di mappatura BPR. L’elaborato è articolato nei seguenti capitoli: • Capitolo 1: capitolo introduttivo. Viene qui fornita una visione del contesto nel quale il lavoro si è sviluppato. Inoltre gli obbiettivi e la struttura della tesi è qui elencata. • Capitolo 2: in questo capitolo viene approfonditamente analizzata la letteratura riguardante la BPR, attraverso l’esplorazione dei suoi principi e alcune delle sue metodologie. Infine viene presentato il Foglio A3 come uno strumento per facilitare l’applicazione del BPR. • Capitolo 3: consiste in un’analisi della letteratura riguardante i quattro metodi di mappatura sotto esame, nel quale è stata realizzata una descrizione di ogni metodo, con la relativa simbologia, metodologia, punti e forza e debolezza. Per concludere, è stata sviluppata un’analisi comparativa dei quattro metodi. • Capitolo 4:è qui introdotta la metodologia BPR da seguire, ed è sviluppato il caso aziendale con tale scelta • Capitolo 5: capitolo finale nel quale viene fornita una sintesi conclusiva; vengono accennati anche nuovi spunti per lo sviluppo di miglioramenti futuri.