Electronic invoicing and digital archiving services : a provider selection model

Purpose: The adoption of dematerialization services in the everyday business is continuously growing. In particular, both business operators, looking for more efficient collaborations within the supply chain, and Governments, aiming at a more transparent economy, are pushing towards the adoption of digital-based solutions. Among all the potential services, a core role is played by electronic invoicing and digital archiving: electronic invoicing has been recognized as one of the most importance sources of productivity increase in Europe. The emerging of these solutions increased the number of companies belonging to the supply side of the market. This is a good point for potential customers, but rises also the problem of selecting the best supplier to rely on. The scope of this work is to identify which are the most important drivers to consider when evaluating a set of potential e-invoicing and digital archiving service providers. The paper provides a tool to support the decision maker during the evaluation process. Research Approach: The research is based both on a broad literature review, and on a direct analysis of the supply market through phone interviews. The study relies also on the collaboration with the experts of the Observatory on Electronic Invoicing and Dematerialization of Politecnico di Milano. The crtieria selected has been ranked by some of the main actors of the market. Purpose: The adoption of dematerialization services in the everyday business is continuously growing. In particular, both business operators, looking for more efficient collaborations within the supply chain, and Governments, aiming at a more transparent economy, are pushing towards the adoption of digital-based solutions. Among all the potential services, a core role is played by electronic invoicing and digital archiving: electronic invoicing has been recognized as one of the most importance sources of productivity increase in Europe. The emerging of these solutions increased the number of companies belonging to the supply side of the market. This is a good point for potential customers, but rises also the problem of selecting the best supplier to rely on. The scope of this work is to identify which are the most important drivers to consider when evaluating a set of potential e-invoicing and digital archiving service providers. This paper provides a tool to support the decision maker during the evaluation process. Research Approach: The research is based both on a broad literature review, and on a direct analysis of the supply market through phone interviews. The study relies also on the collaboration with the experts of the Observatory on Electronic Invoicing and Dematerialization of Politecnico di Milano. The criteria selected has been ranked by some of the main actors of the market. Finding and Originality: The context of the analysis is new in the literature: no previous works on supplier selection for e-invoicing and digital archiving services have been found. The model developed is based on the application of the Analytic Hierarchy Process combined with a Total Cost approach. The results highlighted an higher interest towards suppliers with an easily and quickly implementable solutions. Great importance is given, also, to the performances on the supplier, in terms of flexibility, and financial stability. Limited care is put on the provider’s internal dimensions and on environment respect issues. Keywords: Supplier Selection, AHP, Electronic Invoicing, Digital Archiving.

Scopo: L’adozione si servizi di dematerializzazione nel business di tutti di tutti i giorni è in costante aumento. In particolare, l’adozione di servizi digitali è fortemente spinta sia da operatori del mercato che cercando di creare una collaborazione più efficiente coi fornitori, sia dai Governi che promuovono una maggiore trasparenza dell’economia. Un ruolo fondamentale tra tutti i servizi presenti nel mercato è ricoperto dalla Fatturazione Elettronica e dalla Conservazione Sostitutiva: la Fatturazione Elettronica è stata infatti riconosciuta come una delle più importanti fonti di aumento della produttività in Europa. Il crescente grado di adozione di questi servizi ha portato all’aumento degli attori lato offerta. Questo è positivo per il lato domanda, ma porta anche risvolti negativi, come la necessità di valutare il migliore tra un elevato numero di potenziali fornitori a cui affidarsi. Lo scopo di questa ricerca è di identificare quali sono gli aspetti più importanti da tenere in considerazione durante la valutazione dei potenziali fornitori di tali servizi. La seguente ricerca fornisce uno strumento di supporto per il decision maker durante il processo di valutazione. Metodologia di ricerca: Questa ricerca è basata sia sull’analisi della letteratura, sia sullo studio del mercato dell’offerta, eseguita tramite interviste telefoniche. La ricerca ha beneficiato anche della collaborazione con gli esperti dell’Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva del Politecnico di Milano. I criteri selezionati sono stati valutati e pesati da alcuni tra i principali attori del mercato. Scopo: Da qualche anno a questa parte, il mercato è testimone della proliferazione di servizi di dematerializzazione. In particolare, sia i Governi che le aziende più innovative, spingono verso queste soluzioni ambendo a un’economia più trasparente e ad una maggiore efficienza nel rapporto tra imprese. Esempi di tali soluzioni sono rappresentati dall’emissione, trasmissione e conservazione dei documenti fiscali in formato elettronico: Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva sono stati infatti riconosciuti come due delle più importanti fonti di aumento della produttività in Europa. La diffusione di tali servizi ha portato sia alla nascita di nuove aziende, sia all’espansione del portafoglio servizi di altre; questo aumento dell’offerta porta con se, oltre agli aspetti positivi legati al meccanismo della concorrenza, anche risvolti negativi: i potenziali clienti di tali servizi si trovano a dover scegliere, senza alcuna esperienza, tra un gran numero di offerte apparentemente identiche. Lo scopo di questa ricerca è di identificare quali sono gli aspetti più importanti da considerare durante il processo di selezione di un fornitore di servizi di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva. Il risultato sarà quindi uno strumento di supporto durante il processo di valutazione. Metodologia di ricerca: Questa ricerca ha basi sia letterarie che empiriche: l’analisi della letteratura è affiancata ad interviste telefoniche volte a mappare le aziende che offrono servizi di dematerializzazione. Forte è stata anche la collaborazione con gli esperti dell’Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva del Politecnico di Milano e le aziende partner: queste ultime, rappresentanti del mercato, hanno validato e classificato i criteri su cui si basa il modello. Risultati e Originalità: Questa ricerca vuole colmare una lacuna identificata nella letteratura, applicando un modello di selezione a un ambito nuovo: l’offerta di servizi di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva. Tale modello combina l’Analityc Hierarchy Process con la valutazione del costo totale della soluzione. I risultati evidenziano che gli aspetti più importanti da considerare sono sia legati al prodotto, come la facilità di implementazione e la qualità, sia al fornitore stesso, come l’esperienza e alla solidità finanziaria. Parole chiave: Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva, AHP, Supplier Selection.