Enterprise mobility : an empirical study on mobile devices and business spps in Italian companies

The incredible spread of new Mobile Devices - Smartphone and New Tablet primarily -, the arrival of App that is forcing a new paradigm of software development and the extraordinary success of Application Store – to distribute and public Apps – are deeply changing the role of Mobility into companies, creating many opportunities. Mobility represents, increasingly, an available lever for organizations to gain efficiency and effectiveness in their business processes, nowadays more and more important for companies. This “revolution” comes through a new paradigm of Mobile Business, characterized by: (i) new Mobile Device, that thanks to specific hardware features, allow to introduce new ways of use and new functionalities, (ii) Mobile Business App, which support accurately specific activities and processes carried out in mobility and (iii) platforms of Enterprise Application Store, which allow to ICT Directions to check and manage remotely, from one central point, all the whole mobile ecosystem created by companies. With regard to the Mobile Device in recent years have made their appearance on the market many new devices: from “traditional” Smartphone to bigger ones with screens higher than 5”; from “convertible” Notebook to Ultrabook; from New Tablet to Slate PC. Italian companies are facing a multitude of alternatives for activating Mobile Business in their organizations and they are thinking to introduce (and how) these devices. To support business processes it is not sufficient to adopt a new Mobile Device: it is also necessary to introduce specific Business App to simplify, automate and make more efficient and effective activities carry out by workers in Mobility. The presence of different Operative Systems, the importance to integrate Business App among themselves and with corporate Information System, the possibility to have on the same device Business App and personal App, the high portability of Mobile Device that exposes them to the risk of theft and / or loss represent area of potential risk for CIOs. Another important source of risk for corporate data is characterized by «Bring Your Own Device» (BYOD) paradigm which allows to workers to use personal mobile device (chosen by them or by the company) for working activities. On the other hand this new strategy allows to obtain interesting “tangible” benefits, concerning costs both to buy and to manage Device. Indeed, in addition to the reduction of operative costs and / or investments, it is also possible to obtain a reduction in the number of requests for assistance from the IT help desk, for example by creating internal community of users who rely on each other on the main critical information (using "social dynamics"). The last point of attention to consider regarding the introduction of corporate Mobility is composed by EAS; these are platforms to check and manage the ecosystem Mobile of a company, represented by Mobile Device and Business App. These platforms are characterized by basic standard Application Management, like the publication of App, the “download” and check of access, the management of licensing and updates, the integrity check of App. To introduce a more effective management and governance across the enterprise is often necessary to enrich the Application Store with the typical functions of the Device Management solutions. Thanks to the latter, in fact, you can ensure the data security of the App installed on the devices, made the provisioning of devices, manage user profiling and, in general, guarantee the respect of corporate policies. In this contest is located the Research made in collaboration with “Osservatori” of the School of Management of Politecnico di Milano that allows us to analyze the adoption of these technologies in the Italian companies’ scenario. The analysis has been supported by two different methodologies: a survey on line and a set of direct case studies in order to find tangible and intangible effects and also analyzing the Net Present Value and the PayBack Time of each case.

L’incredibile diffusione dei nuovi Mobile Device - Smartphone e New Tablet in primis –, l’avvento delle App che sta imponendo un nuovo paradigma di sviluppo del software e lo straordinario successo degli Application Store - intesi come ambiente di pubblicazione e distribuzione delle App - stanno cambiando profondamente anche il ruolo della Mobility nelle imprese, creando molteplici nuove opportunità. La Mobility rappresenta, sempre più, una leva a disposizione delle organizzazioni per recuperare efficienza ed efficacia nei propri processi di business, oggi più che mai fondamentale per le imprese. Questa “rivoluzione” passa attraverso un nuovo paradigma del Mobile Business, caratterizzato da: (i) i nuovi Mobile Device, che grazie alle specifiche caratteristiche hardware introducono nuove modalità d’utilizzo e nuove funzionalità, (ii) le Mobile Business App, che supportano in modo puntuale e intuitivo specifiche attività e processi svolti direttamente in mobilità e (iii) le piattaforme di Enterprise Application Store, che consentono alle Direzioni ICT di controllare e gestire centralmente, da un unico punto di controllo, tutto l’ecosistema mobile sviluppato in azienda. Per quanto riguarda i Mobile Device in questi ultimi anni hanno fatto la loro comparsa sul mercato molteplici nuovi dispositivi: dagli Smartphone “tradizionali” a quelli caratterizzati da un display superiore ai 5”; dai Notebook “convertibili” agli Ultrabook; dai New Tablet agli Slate PC. Le aziende italiane si trovano, quindi, di fronte a una molteplicità di alternative per attivare paradigmi di Mobile Business e, per prima cosa, stanno valutando se (e come) introdurre questi dispositivi. Per supportare i processi di business, però, non è sufficiente adottare un nuovo Mobile Device: è necessario introdurre anche specifiche Business App volte a semplificare, automatizzare e rendere più efficienti ed efficaci le attività svolte dai lavoratori in mobilità. La presenza di nuovi e diversi Sistemi Operativi, l’importanza di integrare le Business App tra loro e con i Sistemi Informativi aziendali, la possibile coesistenza sullo stesso device di Business App e App personali, l’elevata portabilità dei Mobile Device che li espone al rischio di furti e/o smarrimenti più frequenti rappresentano aree di rischio potenziale non trascurabili per i CIO. Un’altra importante fonte di rischio per i dati aziendali è caratterizzata dal paradigma «Bring Your Own Device» (BYOD) che, nella sua accezione più ampia, prevede la possibilità per il dipendente di utilizzare, per le proprie attività lavorative, dispositivi mobili che lui stesso ha scelto (acquistandoli autonomamente oppure facendoli comprare all’azienda). Dall’altro lato questa nuova strategia permette di ottenere interessanti benefici “tangibili”, sui costi sia di acquisto sia di gestione dei Device. Infatti, oltre alla riduzione di costi correnti e/o investimenti, è possibile ottenere anche una diminuzione del numero di richieste di assistenza all’help desk IT, per esempio creando community interne di utenti che si supportano reciprocamente sulle principali criticità informatiche (sfruttando in modo concreto “dinamiche social”). L’ultimo punto di attenzione da considerare nell’introduzione della Mobility aziendale è composto dagli EAS; questi sono delle piattaforme per il controllo e la gestione dell’ecosistema Mobile di un’azienda, rappresentato da Mobile Device e Business App. Queste piattaforme sono caratterizzate da funzionalità standard basiche di Application Management, come la pubblicazione di App, il “download” e il controllo degli accessi, la gestione del licensing e degli aggiornamenti e la verifica di integrità delle App. Per introdurre una governance e una gestione più efficace a livello aziendale dell’ecosistema è spesso necessario arricchire gli Application Store anche con le funzionalità tipiche delle soluzioni di Device Management. Grazie a queste ultime, infatti, è possibile garantire la sicurezza dei dati delle App presenti localmente sui device, effettuare il provisioning sui dispositivi, gestire la profilazione degli utenti e, in generale, garantire il rispetto delle policy aziendali. In questo ambito è ambientata la Ricerca svolta in collaborazione con gli Osservatori della School of Management del Politecnico di Milano che ha permesso di analizzare l’adozione di queste tecnologie all’interno dello scenario delle imprese italiane. L’analisi è stata supportata da due diverse metodologie: una survey ed una serie di studi di caso volti a evidenziare benefici tangibili e intangibili e analizzare il Net Present Value ed il PayBack Time delle soluzioni introdotte.