Enterprise 2.0 : objectives, modes of use and control in multinational companies

The adoption rate of Enterprise 2.0 platforms has been growing during the last years. It is estimated a potential to unlock between $900 Billion and $1.3 Trillion in annual value (in terms of Economic Surplus) from which two thirds will come from benefits of collaboration and communication (Bughin, 2012). These high expectations will be accomplished if companies are able to achieve the objectives established when these technologies are implemented. In order to achieve such goals, it is necessary that the ways employees use these platforms are aligned with the objectives. Management Control Systems provide tools and frameworks that allow the alignment of E 2.0 Modes of use with their stated Objectives. The present work aims at analyzing these phenomena, undertaking a research project in which Enterprise 2.0 platforms are analyzed along three dimensions: Objectives, Modes of Use and Control Systems. In addition, it is analyzed how control systems orient the modes of use toward the objectives. A literature review has been carried out, providing a deep understanding of research dimensions, giving theoretical structure to the project. Simons’ (1995) model of control systems has been chosen to classify approaches of control seen in the literature and in the empirical experience. The methodology adopted is a Case Studies analysis. Five Multinational Companies have been studied in order to understand the following issues: objectives to be achieved when E 2.0 technologies are implemented; How employees actually using these platforms? ; The alignment between mode of use and objectives. How firms control employee modes of use and orient them toward the achievement of objectives? Results show that companies are setting objectives for Improving Social networking, Internal Communication, Collaboration and Knowledge management. In general, the modes of uses are aligned but often limited due to low levels of employee participation. It is seen that companies that are able to embrace advantages coming from each Control System provided by Simons and invest accordingly in creating Enterprise 2.0 related roles are having better results in terms of participation and contribution. This leads to managerial implications in terms of planning control systems and allocation of resources in the creation of specific roles for control.

Negli ultimi anni il tasso di adozione delle così dette piattaforme di “Enterprise 2.0” è cresciuto notevolmente. Secondo Bughin (2012), si stima che dall’utilizzo di queste piattaforme si potrebbe liberare un potenziale di surplus economico tra i 900 Miliardi e 1.3 Trilioni in valore annuale, del quale i due terzi saranno legati a miglioramenti nella comunicazione e nella collaborazione. Tali aspettative, tuttavia, si potranno realizzare solo se si viene a creare sinergia tra gli obiettivi prefissati dalle aziende durante l’implementazione di queste piattaforme e il modo in cui i dipendenti lo utilizzano. In particolare, il tema risulta interessante nella prospettiva del Management Control System, che offre strumenti per verificare l’allineamento tra obiettivi delle imprese e l’utilizzo di queste tecnologie. La presente tesi si propone di studiare l’argomento, seguendo un percorso logico-temporale e analizzando: Obiettivi, Modi d’uso e Sistemi di Controllo. L’analisi della letteratura su ognuno di questi tre aspetti, ha consentito di sviluppare una struttura teorica al progetto di ricerca della tesi, che è stato ulteriormente arricchito da uno studio empirico in cinque aziende multinazionali. La metodologia utilizzata è quella dei “Case Study”: i dati sono stati raccolti tramite interviste dirette, questionari e documenti interni alle aziende e ci hanno consentito di valutare come le piattaforme di “Enterprise 2.0” vengano utilizzate dai dipendenti, se tali modi d’uso siano in sinergia con gli obiettivi prefissati, e come effettivamente le imprese controllino che questo accada e eventualmente orientino i dipendenti. I risultati ottenuti dimostrano che le aziende scelgono di implementare queste piattaforme prevalentemente per creare “Social Networks” all’interno dell’azienda, per migliorare la comunicazione, il “Knowledge Management” e infine, per trarre benefici dalla maggiore collaborazione. Tali obiettivi sono coerenti, in linea generale, con le modalità d’uso delle piattaforme, sebbene a volte il loro raggiungimento sia fortemente penalizzato dallo scarso coinvolgimento e partecipazione degli impiegati. Inoltre le imprese che sembrano ottenere risultati migliori in termini di partecipazione, sono quelle che sfruttano i sistemi di controllo così da pianificare investimenti per attuare miglioramenti e che si avvalgono di figure professionali prevalentemente finalizzate alla gestione di tali piattaforme.