Business process improvement : metodologie e risultati di un caso applicativo

Managing an organization means aligning business processes according to the specific needs of customers in order to improve continuously the effectiveness and efficiency of processes. This management has an impact on all main business operations and therefore requires a deep internalization of the process management principles by all levels of the organization, whose work is deeply rationalized. The Business Process Improvement (BPI) is an incremental approach to process improvement that, starting from a detailed analysis of the current configuration, seeks to streamline the process flow through limited sized improvements, in order to maximize organizational performance and adapt to changes in the highly changeable market. The issues discussed in this paper have been functional for the execution of a Business process improvement project in an organization working in the field of certification: Qualitator. The above project has set itself the goal of improving the efficiency of the delivery process of the company, from the supply request of the customer to the issue of the certification, within the constraints and the overall design of the current process. Since previous approaches for improvement had not foreseen a direct involvement of business employees, the BPI methodology chosen for the project has been structured according to a 'bottom-up approach, divided organically in the stages of conducting interviews with company managers, focusing on improvement goals by kick off, focus groups for problem setting and focus groups for problem solving. In particular, the focus groups have been the real essence of the project, ensuring the active participation of all business managers to the improvement activities. The results of the project have ensured a comprehensive and systematic analysis of the process activities, leading to highlight clearly the main critical points of the flow and to develop an alternative process configuration based on the implementation of integrated and well-balanced improvement actions.

Gestire un’organizzazione per processi significa allineare i processi di business in funzione delle specifiche esigenze dei clienti, nel tentativo di migliorare costantemente l'efficacia e l'efficienza dei processi. Tale gestione impatta su tutte le principali attività aziendali e richiede pertanto una profonda interiorizzazione dei principi di gestione per processi da parte di tutti i livelli organizzativi, il cui lavoro viene profondamente razionalizzato. Il Business Process Improvement (BPI) costituisce un approccio incrementale per il miglioramento dei processi che, a partire da una analisi minuziosa della configurazione attuale, cerca di razionalizzare il flusso di processo attraverso miglioramenti di limitata entità, volti ad ottimizzare le performance organizzative e ad adattarsi ai cambiamenti di un mercato fortemente mutevole. Le tematiche affrontate all’ interno di questo elaborato sono risultate funzionali per la realizzazione di un progetto di Business process improvement presso un organizzazione operante nel settore delle certificazioni: Qualitator. Il suddetto progetto si è posto l’obiettivo di migliorare l’efficienza del processo di delivery di tale azienda, dalla richiesta di offerta del cliente fino al rilascio del certificato, nel rispetto dei vincoli e del disegno complessivo del processo attuale. Dato che i precedenti approcci di miglioramento non avevano previsto un coinvolgimento diretto dei dipendenti aziendali, la metodologia di BPI scelta ai fini del progetto è stata strutturata secondo un’ approccio bottom-up, suddiviso organicamente nelle fasi di conduzione delle interviste con responsabili aziendali, focalizzazione sugli obiettivi di miglioramento tramite kick off, focus group per problem setting e focus group per problem solving. In particolare i focus group hanno costituito la vera essenza del progetto, garantendo una partecipazione attiva di tutti i responsabili aziendali alle attività di miglioramento. I risultati conseguiti dal progetto hanno garantito un’analisi esauriente e sistematica delle attività di processo, portando ad evidenziare chiaramente le principali criticità del flusso ed a sviluppare una configurazione alternativa di processo basata sull’ implementazione di interventi di miglioramento integrati e sinergici tra loro.