Suppliers performances monitoring and improvement through PDCA model in valves manufacturing industry. A new way for managing subcontractors

The complexity of a product, given by the quantity of components and the type of processing needed, induces a manufacturing industry to be an intensive supplier base industry. Often, the majority of these suppliers comes under small and medium enterprises with limited resources and without any quality certifications. Increasing global competition and customer expectations are forcing companies to improve their supplier performance as part of their supply chain governance initiative. Since the final good has to be in compliance with customers’ requirements, it is important to guarantee the quality provided by subcontractors. The increase of the ingoing quality is also important for the company itself, because it leads to time and cost savings during the check and assembly of the final product. Developing an efficient method for understanding and monitoring the quality provided by subcontractors is a critical business competency. This thesis is the actualization of a six-month internship in a company that produces medium and large size valves, composed of a consistent number of complex components from the technological point of view. These valves are intended for applications in the power generation, in the oil and natural gas industry sectors. Due to the high complexity of the product but also to strategic decisions, the company outsources a lot of its operations to more than a hundred of subcontractors performing processing activities on components needed to assemble the final product. Since the quality of the components directly affects the quality of the final valve for the client, it is important to have a direct control on the outsourced processes by monitoring continuously the performances of such subcontractors. For this reason, the aim of this thesis is primarily related to the improvement of the method for the management of suppliers and consequently to the improvement of the quality provided by them. The existing process for managing suppliers and for the continuous supplier performance improvement has been described and all the problems related to it have been analyzed and revised through the PDCA cycle. The PDCA has been supported by the introduction of some specific quality tools, like the Ishikawa Diagram, the three steps for the qualification of a new supplier, the Weighted Point Plan for the Vendor Rating and the Supplier Improvement Action Program. The Ishikawa Diagram has been focused on the Procurement Process of the company, highlighting all the problematic areas to be improved. The existing method for the qualification of a new supplier has been replaced by a more detailed and more restrictive one, in order to inform the subcontractor about the high level of quality he will be asked to provide in the future. Three new criteria for the measurement of suppliers’ performances have taken the place of the old ones. The difficulty in understanding the quality provided by suppliers is coming mostly by the bad choice of the parameters for monitoring their performances. It is not possible to improve the quality coming from subcontractors, if it is not possible to measure it first of all. With the introduction of the three new evaluation’s criteria, it has been also introduced the Weighted Point Plan for the evaluation of suppliers’ performances. This Plan has the aim to primarly bring an efficient method for the Vendor Rating, by putting the attention on the most relevant factor for the company: the Quality. It also has the aim of allowing the facilitation in the choice of the subcontractors during the placing of an order, by immediately seen the most performing one. The Supplier Improvement Action Program has introduced in the company some proper tools like the Supplier Action Plan and the Corrective Actions List Register. These two new instruments have supported the Quality Auditor during and after the Visit to the supplier, by providing the updating of the dedicated actions and all the information related to them. In each Chapter of the thesis is described the particular phase of the paradigm (PDCA), focusing on each specific problem discovered in the analysis of the process to be improved. The new tools introduced are important for the company in order to improve the Procurement Process, and so the management of suppliers, and general improvements can be seen in the long term. A start improvement of suppliers’ performances is instead already visible through the comparison with past performances, in the checking phase of the cycle. Every organization needs to use a proper combination and selection of quality tools, methodologies and techniques for implementing Continuous Quality Improvement Process. This thesis could provide guidance for anyone who wants to increase the control on the outsourced activities, which affect the product conformity to requirements, in order to ensure the quality of the outputs given to the customers.

La complessità di un prodotto, data dalla quantità di componenti e dal tipo di lavorazione necessaria, induce un’azienda manifatturiera ad essere un’industria basata intensamente sui propri fornitori. Spesso, la maggior parte di questi fornitori si rappresenta in piccole o medie aziende con risorse limitate e senza alcuna certificazione di qualità. L’incremento della competizione globale e delle aspettative del cliente forzano le aziende a migliorare le prestazioni dei propri fornitori in quanto parte della propria iniziativa di governance aziendale. Dato che il prodotto finito deve essere conforme ai requisiti del cliente, è importante garantire la qualità fornita dai terzisti. L’incremento della qualità in entrata è inoltre importante per l’azienda stessa, poichè conduce al risparmio di tempi e di costi durante il controllo e l’assemblaggio del prodotto finito. Sviluppare un metodo efficiente per comprendere e monitorare la qualità fornita dai fornitori è una critica competenza di business. Questo elaborato è la concretizzazione di uno stage, della durata di sei mesi, in un’azienda che produce valvole di media e grande dimensione, composte da un consistente numero di componenti dal punto di vista tecnologico. Queste valvole sono destinate ad applicazioni per la generazione di energia, nei settori industriali di petrolio e gas naturali. A causa dell’alta complessità del prodotto, ma anche in seguito a decisioni strategiche, l’azienda esternalizza gran parte delle sue operazioni a più di un centinaio di fornitori che eseguono lavorazioni meccaniche su parti necessarie per assemblare il prodotto finito. Dato che la qualità di questi componenti impatta direttamente sulla qualità della valvola finale per il cliente, è fondamentale per l’azienda avere un controllo diretto sui processi esterni, monitorando costantemente le prestazioni di questi fornitori. Per tale ragione, lo scopo di questa tesi è prima di tutto diretto al miglioramento del metodo per gestire i fornitori e di conseguenza volto al miglioramento della qualità da essi fornita. L’attuale Processo di gestione dei fornitori e di miglioramento continuo delle loro prestazioni è stato descritto e tutti i problemi relativi ad esso sono stati analizzati e rivisti attraverso il ‘PDCA cycle’ (ciclo di Deming). Il PDCA è stato supportato dall’introduzione di alcuni strumenti di qualità specifici, quali il Diagramma di Ishikawa, le tre fasi per la qualifica di un nuovo fornitore, il Piano Ponderato per la valutazione delle prestazioni dei fornitori e il Programma di Azioni di Miglioramento verso i fornitori. Il Diagramma di Ishikawa si è focalizzato sul processo di approvvigionamento dell’azienda, sottolineando tutte le aree problematiche su cui apportare dei miglioramenti. L’attuale metodo di qualifica dei fornitori è stato sostituito da uno più dettagliato e restrittivo, al fine di mettere al corrente il fornitore a proposito dell’alto livello di qualità che gli verrà richiesto di fornire in futuro. Tre nuovi criteri per misurare le prestazioni dei fornitori hanno preso il posto di quelli precedenti. La difficoltà nel capire la qualità fornita dai terzisti deriva prevalentemente dalla cattiva scelta dei parametri di monitoraggio delle prestazioni. Non si può migliorare la qualità proveniente dai fornitori, se non si è in grado di misurarla prima di tutto. Con l’introduzione dei tre nuovi criteri di misurazione delle performance, è stato inoltre introdotto un Piano Ponderato per la valutazione delle prestazioni dei fornitori. Questo piano ha primariamente lo scopo di portare un metodo efficiente per il Vendor Rating, concentrando l’attenzione sul fattore più rilevante per l’azienda: la Qualità. Inoltre, il Piano Ponderato consente di facilitare la scelta del fornitore al momento dell’emissione di un ordine, filtrando direttamente il più performante tra la lista dei fornitori disponibili. Il Programma di Azioni di Miglioramento verso i fornitori ha introdotto in azienda alcuni strumenti specifici quali il Piano di Azione del Fornitore e il Registro delle Azioni Correttive. Questi due nuovi moduli hanno lo scopo di supportare l’ispettore di qualità durante e dopo lo svolgimento della visita al fornitore, fornendo l’aggiornamento delle azioni dedicate e di tutte le informazioni ad esse relative. In ogni capitolo dell’elaborato viene descritta la specifica fase del paradigma (PDCA), focalizzandosi su ciascun problema particolare risultante dall’analisi del processo da migliorare. I nuovi strumenti introdotti sono importanti per l’azienda al fine di migliorare il Processo di approvvigionamento e quindi la gestione dei fornitori, e i miglioramenti generali potranno essere constatati nel futuro. Un iniziale progresso delle prestazioni dei fornitori è invece già visibile attraverso il confronto con le prestazioni precedentemente registrate, nella fase di Check del ciclo di Deming. Qualsiasi organizzazione necessita di avere una propria combinazione e selezione di strumenti, metodologie e tecniche di qualità al fine di implementare un Processo di Miglioramento Continuo. Questa tesi potrebbe fornire una guida per chiunque desideri aumentare il controllo sulle attività esternalizzate, le quali impattano sulla conformità dei componenti ai requisiti richiesti, con lo scopo di assicurare la qualità del prodotto finale per il cliente.