+We: a reframe of the workplace and of the space management process in Volkswagen

The transformations currently happening in the way people communicate and access to information are consequently deep changing the way people work. Therefore we are now experiencing a transition towards a mobile, decentralized and fluid workplace, which makes the office a place for working rather than the place to work. These transformations open a big challenge to companies that should now rethink the working modalities and spaces they offer to their employees. This thesis is the outcome of a nine months in deep and on site research within the company Volkswagen about the way its employees work, in order to give an overview of a new offer of spaces that the company should provide. The common feature identified within the new spaces of this offer, consists on a shared and not personal usage of them. Taking a product service system approach, a deep understanding of the Volkswagen space management process and request for space was carried out. This understanding brought to the definition of a new opportunity area. It was in fact found that it is not the company to provide work spaces, but they should be requested by the employees themselves. +We is a new space management process that aims to solve the contrast between the shared usage of spaces and the individual request of them. It consists on a reframe and consecutive improvement of the existing process, based on the engagement of employees in collaborating to create their shared work spaces.

Le trasformazioni in corso riguardo il modo in cui le persone comunicano e accedono alle informazioni stanno conseguentemente cambiando il modo in cui le persone lavorano. Stiamo infatti assistendo ad una transazione verso uno spazio di lavoro mobile, decentralizzato e fluido, che rende l'ufficio uno dei tanti posti per lavorare piuttosto che il posto dove lavorare. Queste trasformazioni lanciano una sfida alle aziende che devono ora ripensare alle modalità di lavoro e agli spazi offerti ai lavoratori. Questa tesi è l'outcome di una ricerca svolta per nove mesi a stretto contatto con l'azienda Volkswagen riguardo il modo in cui i suoi dipendenti lavorano, in modo da dare un'overview della nuova offerta di spazi che l'azienda dovrebbe fornire. La caratteristica comune identificata fra tutti i nuovi spazi dell'offerta, consiste nel fatto che l'uso degli stessi è condiviso e non personale. Adottando un approccio product service system, è stata svolta una accurata comprensione del processo di space management e di adozione di spazi dell'azienda che ha portato alla definizione di una nuova opportunity area. E' stato infatti riscontrato che non è l'azienda in se a fornire spazi ai lavoratori ma che questi devono essere richiesti direttamente dagli stessi. Questa richiesta dipende dall'iniziativa di singoli lavoratori. +We è un nuovo processo di space management che ha lo scopo di risolvere questo contrasto fra l'uso condiviso degli spazi e la richiesta individuale degli stessi. Consiste in un reframe e consecutivo miglioramento del processo esistente, basato sul coinvolgimento dei lavoratori a collaborare per la creazione dei propri spazi condivisi.