Document control as risk treatment tool in building life cycle. A proposal for logistics buildings

This dissertation, considering the literature, is positioned in the real estate building heritage studies assessment, focusing the main attention on the importance of the role that the document and its recorded information could assume during the building life cycle phases. The main hypothesis is that the document management linked to the buildings, then physical asset can identify and analyse, so consequently take under control, some risks that could occur during the different building life cycle. Furthermore, the work is going to put this focus, more specifically on the due diligence activity by considering the transaction and operations risks as well and how the critical compulsory documents requested by law can be used as risk treatment tool. The work is composed by theoretical reasonings given by information system and document management standards, due diligence theory and at the end with risk management techniques mixed up with the Italian National compulsory laws. Moreover, the dissertation develops a practical tool applied and scaled to a real logistics building, then the result is the “DARM – Document Audit Ranking Matrix”, a decision making and document control tool, that can make possible reaching the real estate building assessment under the desktop activity step ( document - recorded information review) , especially considering the building transaction and operations phases. This tool represents just the starting point of the document management linked to the risk management techniques and infinite are the stakeholders, organizations, asset classes, etc. at which is possible to address this approach. Anyway, the key point is the huge role wore by the documents at which are related responsibilities of high relevance and for which there is a typical underestimation of the possible consequences in case of event occurrence. Getting across the message that, different and critical document availability has different consequences in terms of administrative, civil and criminal liabilities, considering first of all the people’s safety and after the impacts on organizations and managers; is the first goal of the work.

Questa tesi, considerando la letteratura, si colloca nell'ambito degli studi della gestione dei patrimoni immobiliari focalizzando la maggior attenzione sull'importanza del ruolo dei documenti e della loro gestione collegata agli edifici fisici e il loro ciclo di vita. La principale ipotesi di partenza è quella che il controllo documentale collegato al patrimonio edilizio fisico, con la sua identificazione e analisi prende sotto il proprio controllo alcuni dei rischi che si possono incontrare durante le differenti fasi dell'edificio stesso. Più specificatamente, il lavoro si focalizza sull'attività di due diligence considerando i rischi relativi alla transazione e alle operazioni e, come documenti critici cogenti da normativa, attraverso la loro gestione, possono esser usati come trattamento del rischio. Il lavoro è composto da ragionamento teorici dati dai maggiori standard normativi del controllo documentale, teoria della due diligence e infine utilizzando le attuali tecniche e metodologie di gestione del rischio associate alla cogente legislazione italiana. La tesi, infine, offre lo sviluppo di uno strumento pratico basato sui precedenti ragionamenti, chiamato DARM - "Document Audit Ranking Matrix"; uno strumento a supporto delle decisioni strategiche e del dontrollo documentale pratico per la fase di "desktop activity" durante la due diligence, specialmente per le fasi di transazione ed operazione dell'edificio. Lo strumento, come la tesi in sè, vuole portare a conoscenza il lettore dell'importanza che ha la gestione documentale all'interno del comparto immobiliare e come questo possa risultare uno strumento fondamentale per l'impatto sulla salute delle persone e sulle organizzazioni che operano nella società.