High-technology medical equipment management : implementation of a multi-disciplinary dossier for Humanitas research hospital

The fundamental task of the Clinical Engineering Service consists in the management of the whole machinery inventory present in the hospital, both from an economic-managerial point of view and from a technical point of view. However, it is still complicated to manage internally the set of High Technology Medical Equipment (HTME) for most of the health facilities, also considering their high technical complexity. For this reason it’s usual to entrust the complete maintenance management to external companies, stipulating full risk contracts for a multi-year coverage. In this thesis work, the development of a multidisciplinary dossier is presented, in which are summarized all the characteristics of the 41 HTME present in the IRCCS Humanitas, with the aim to extend the control and to carry out cost-benefit analysis to evaluate their economic impact. Moreover, This tool acts as a recap of personal, technical and planimetric characteristics of these devices, which previously were scattered within the hospital's specifications. Internal technicians can consult this tool in cases of minor failures or malfunctions, reducing downtime and ensuring high efficiency and continuity in the delivery of diagnostic and therapeutic performance. Another potential impact aspect of implementing the dossier is the development of a systematic methodology for data-based decision making. For example, the tool has the role of supporting the decision-making process in evaluating the opportunity to change the type of maintenance contracts stipulated with external companies, moving from a full risk to a lower level of coverage. At the same time, it would be important to organize training courses for internal technicians at the same companies that provide the service, in order to increase the know-how of the technicians in the field of first intervention in the event of an HTME downtime; some of these have shown themselves willing to plan such courses for the end of 2021. Given that every machine downtime corresponds to an economic loss, the possibility of guaranteeing an in-house first intervention is a benefit for the company, in addition to the savings on the cost of contracts. This saving can be invested in different areas, such as hiring a new technician who can be integrated into the Clinical Engineering Service. In addition, external companies also have advantages: the presence of technicians at Humanitas is no longer necessary in case of failures that can be solved entirely. Finally, correlation analyses have been carried out between cost variables; moreover efficiency evaluations are performed (Regression analyses and DEA). These have shown how the management of certain equipment and the organization of performance can be improved, for example through the use of equipment that can provide the same services in case of downtime of a device.

Il compito fondamentale del Servizio di Ingegneria Clinica consiste nella gestione dell’intero parco macchine presenti in ospedale, sia da un punto di vista economico-manageriale, sia da un punto di vista tecnico. Tuttavia, è tuttora complicato gestire internamente l’insieme dei Dispositivi Elettromedicali ad Alta Tecnologia (HTME) per la maggior parte delle strutture sanitarie, vista anche la loro elevata complessità tecnica. Per questo motivo si tende ad affidare la completa gestione manutentiva alle aziende esterne, stipulando dei contratti full risk per una copertura pluriennale. Nel presente lavoro di tesi si è voluto sviluppare un dossier multidisciplinare in cui vengono riassunte tutte le caratteristiche delle 41 HTME presenti nell’IRCCS Humanitas, con l’obiettivo di ampliare il controllo e svolgere analisi costo-beneficio per valutare il loro impatto economico. Questo tool funge, inoltre, da raccoglitore delle caratteristiche anagrafiche, tecniche e planimetriche proprie di tali dispositivi, le quali in precedenza erano disseminate all’interno del capitolato dell’ospedale. I tecnici interni possono consultare questo strumento nei casi di guasti o malfunzionamenti di lieve entità, riducendo i tempi di fermo macchina e garantendo un’elevata efficienza e continuità nell’erogazione di performance diagnostiche e terapeutiche. Un altro potenziale aspetto d’impatto derivante dall’implementazione del dossier consiste nello sviluppo di una metodologia sistematica di data-based decision making. Per esempio, lo strumento ha il ruolo di supportare il processo decisionale nella valutazione dell’opportunità di modificare la tipologia dei contratti di manutenzione stipulati con le aziende esterne, passando da un full risk ad un livello inferiore di copertura. Contestualmente, sarebbe di fondamentale importanza organizzare corsi di formazione per i tecnici interni presso le stesse aziende fornitrici del servizio, per accrescere il know-how dei tecnici nel campo del primo intervento in caso di fermo di una HTME; alcune di queste si sono dimostrate disponibili alla pianificazione di tali corsi per fine 2021. Dato che ad ogni fermo macchina corrisponde una perdita economica, la possibilità di garantire un primo intervento interno costituisce un benefit per l’Azienda, che si aggiunge al risparmio sul costo dei contratti. Tale risparmio può essere investito in diverse aree, come l’assunzione di un nuovo tecnico che può essere integrato nel Servizio di Ingegneria Clinica. Inoltre, anche le aziende esterne ne traggono benefici: non è più necessaria la presenza dei tecnici presso Humanitas in caso di guasti risolvibili interamente. Infine, sono state svolte analisi di correlazione tra variabili di costo e valutazioni dell’efficienza (i.e., Regression analyses e DEA), che hanno dimostrato come la gestione di determinate apparecchiature e l’organizzazione delle performance possa essere migliorata, ad esempio attraverso l’utilizzo di apparecchiature che possono erogare gli stessi servizi in caso di fermo macchina di un dispositivo.