Evaluation of the technological impact of new equipment and implementation of a productivity dashboard for the central sterile services department at humanitas research hospital

Purpose: Effective sterilization processes are critical for preventing hospital-acquired infections and ensuring patient safety during surgical procedures. This thesis investigates the modernization of the Sterile Services Department (SSD) within the Humanitas Research Hospital, focusing on the integration of new technologies, the implementation of a productivity dashboard and the introduction of further traceability measures. The study aims to validate three hypotheses: firstly, that the adoption of new technologies reduces process times; secondly, that a tailored productivity dashboard aids operators in monitoring production; and thirdly, that operating room traceability reduces packaging times. Methodology: The process analysis was based a database provided by Sixster, the traceability software, spanning from February 2022 to July 2023. To mitigate the effects of seasonality and isolate the impact of the new equipment, corresponding months from February to July were compared across the two years. The analysis was conducted using Splunk software, wherein various parameters (such as Output Volumes Produced, Number of Partially Processed Kits, Process Durations, Equipment Operability) were computed and juxtaposed between the two years. The productivity dashboard was created utilizing the software Microsoft Power BI; the potential impact of its adoption was assessed via a questionnaire administered to personnel engaged in the process. Following comprehensive training for both operating room and SSD personnel, the implementation of traceability measures within the operating room was examined through timed pilot tests, conducted in the cardiothoracic surgery block under the supervision of the head nurse. Results: The process analysis reveals that the integration of new equipment led to significant reductions in process times and increase in productivity in equipment-intensive phases, namely washing and sterilization. This is not true for human-dependent phases, especially the packaging which shows to be the real bottleneck of the entire process. The productivity dashboard provided operators with a centralized platform for production monitoring, simplifying their tasks and allowing them to make more informed decisions. Finally, while the potential benefits of operating room traceability on packaging times are recognized, challenges in consistent implementation were observed, warranting further investigation.

Scopo: Un processo di sterilizzazione efficace risulta cruciale per prevenire le infezioni ospedaliere e garantire la sicurezza dei pazienti durante gli interventi chirurgici. Questa tesi indaga sulla modernizzazione della Centrale di Sterilizzazione dell'Istituto Clinico Humanitas, concentrandosi sull'adozione di nuove tecnologie, sull'implementazione di un cruscotto di produttività e sull'introduzione di ulteriori misure di tracciabilità. Lo studio mira a convalidare tre ipotesi: innanzitutto, che l'adozione di nuove tecnologie riduca i tempi di processo; in secondo luogo, che un cruscotto di produttività personalizzato aiuti gli operatori nel monitoraggio della produzione; infine, che la tracciabilità in sala operatoria riduca i tempi di confezionamento. Metodologia: L'analisi del processo si è basata su un database fornito da Sixster, il software di tracciabilità, che copre il periodo da febbraio 2022 a luglio 2023. Al fine di isolare l'impatto delle nuove apparecchiature, sono stati confrontati per i due anni i mesi da febbraio a luglio. Grazie al software Splunk è stato possibile calcolare e mettere a confronto vari parametri, quali i volumi prodotti, i kit parzialmente processati, i tempi processi e l’operatività delle attrezzature. La dashboard di produttività è stata creata utilizzando Microsoft Power BI; il potenziale impatto della sua adozione è stato valutato con un questionario somministrato al personale coinvolto. Dopo una formazione completa sia per il personale in sala operatoria che per quello della centrale di sterilizzazione, è stata esaminata l'implementazione delle misure di tracciabilità in sala operatoria attraverso test pilota cronometrati, condotti nel blocco di cardiochirurgia. Risultati: L'analisi rivela che l'integrazione delle nuove apparecchiature ha portato ad una riduzione dei tempi di processo e ad un aumento di produttività nelle fasi di utilizzo intensivo delle apparecchiature, quali il lavaggio e la sterilizzazione. Differenti sono i risultati per le fasi maggiormente condizionate dall'azione umana, in particolar modo il confezionamento, che si rivela il punto critico dell'intero processo. Il cruscotto di produttività ha fornito agli operatori una piattaforma centralizzata per il monitoraggio della produzione, semplificando le loro attività e consentendo loro di prendere decisioni più informate. Infine, sebbene siano riconosciuti i potenziali benefici della tracciabilità in sala operatoria sui tempi di confezionamento, sono stati osservati ostacoli nell'implementazione sistematica, che richiedono ulteriori indagini.