Optimization of the physical cash logistics in bank Monte dei Paschi di Siena

banca Monte dei Paschi di Siena (MPS), the 3rd largest Italian bank, puts a lot of efforts to improve the effectiveness and efficiency of its operations. In this thesis possible way to improve the performance of the Physical Cash Logistics process is described. The bank has very wide cash Distribution Network with four types of distribution channels. This work is focused only on the Logistics process optimization in Branches. A branch consists of Cash Desk and one or several ATMs. Currently, Bank MPS doesn’t use rational inventory management policy. So, the objective of the work was to find, adopt and test the methodology of Inventory management, which will allow Banca Monte dei Paschi di Siena to manage its Physical cash Inventories in a structured way, minimizing the logistics costs and assuring the pre-defined service level for customers. The methodology, described in this thesis, achieves the predetermined goals, by forecasting the Demand and planning the Inventories for ATM and Cash Desk. For forecasting the demand in ATMs and Cash Desks, three forecasting approaches were compared. At the end, the decision was made in favor of Time series approaches. Specifically, Winter’s model was chosen as it provides the best forecasting accuracy. For the ATM Inventory Planning the Periodic Review model was used. The model was adjusted to overcome the problem of ATM replenishments during week-ends. While for the Cash Desk Inventory Planning the Reorder point model was chosen. The model works under the assumption that there is more cash demand than supply in a Cash Desk, i.e. that customers withdraw more cash from the branch (from both ATMs and Cash Desk), than bring it there. The whole optimization process was realized in the Mathcad program. Having imported the input data into the program from the bank’s IT system, it automatically forecasts the demand, calculates Inventories planning parameters and assesses the expected benefits. The program was applied to the data collected from the branches in Prato. The results showed, that implementation of proposed methodology allows to decrease the costs of physical cash logistics on 22%; to define the service level in ATMs and Cash Desks; to decrease the number of transportations from external vaults to branches on 47%. The limitations of the proposed methodology and the ways of its further development were presented.

Il Monte dei Paschi di Siena ad oggi è la terza banca più grande d'Italia, mirando ad un continuo miglioramento in termini di efficacia ed efficienza delle proprie attività. In questa tesi di laurea verranno descritte le possibili modalità di miglioramento del processo logistico dei contanti materiali. La banca possiede una rete di distribuzione dei contanti molto ampia, disponendo di quattro diversi tipi di canali di distribuzione. Questo studio si focalizza integralmente sull’ottimizzazione del processo logistico nelle filiali. In ogni filiale è presente una cassa, ed uno o più bancomat. Attualmente la banca non implementa una politica di gestione della giacenza razionale. L’oggetto di studio è stato quindi quello di trovare, adottare e testare una metodologia di gestione della giacenza che permetterà al Monte dei Paschi di Siena di gestire le sue scorte di contanti materiali in modo strutturato, minimizzando i costi logistici e assicurando un predeterminato livello di servizio per i clienti. La metodologia descritta in questa tesi di laurea raggiunge gli obiettivi di cui sopra mediante la previsione della domanda e la pianificazione delle giacenze per il bancomat e per la cassa. Nello specifico, sono state comparate tre diverse modalità di previsione della domanda di contanti per bancomat e cassa. Alla fine, i modelli a Serie storiche sono risultati essere la soluzione migliore. In particolare si è deciso di utilizzare il modello di Winter per la sua maggiore accuratezza previsionale. Per quanto riguarda la pianificazione della giacenza nei bancomat è stato applicato un modello di Revisione periodica “aggiustato” per potere superare il problema di rifornimento durante i giorni festivi. Per la pianificazione della giacenza di cassa, invece, è stato scelto il modello del Punto di riordino, assumendo che la domanda di contanti sia maggiore della sua offerta: i clienti prelevano più denaro di quanto ne versano. L’intero processo di ottimizzazione è stato realizzato in Mathcad. Una volta importati i dati dal sistema informativo della banca, il programma stima automaticamente la domanda, i parametri progettati di giacenza e valuta i profitti previsti. I dati utilizzati sono stati raccolti dalle filiali di Prato. I risultati mostrano che l’implementazione della metodologia proposta permette di: abbassare del 22% i costi della logistica dei contanti materiali; definire il livello di servizio di bancomat e casse; ridurre del 47% il numero di viaggi per rifornimento dai depositi esterni alle filiali. In fine sono stati presentati i limiti della metodologia proposta e i potenziali metodi di sviluppo futuro.