Space management : criteri per il raggiungimento dell’efficienza. Il caso dell’immobile Sant’Elia, Milano

Durante la mia esperienza lavorativa presso l’ufficio Space Management di Unicredit Real Estate, ho avuto modo di collaborare alla progettazione per l’ottimizzazione spazi sull’immobile ad uso terziario Sant’Elia – via Livio Cambi, Milano. Le esigenze di una grande azienda come Unicredit RE, che conta nel suo parco immobili circa 6.000 immobili, suddivisi in piccole filiali e grandi immobili ad uso terziario, sono quelle di ottimizzare gli spazi nell’ottica di ridurre i costi immobiliari attraverso la razionalizzazione degli spazi ad uso ufficio. In tal senso, l’esperto che si occupa di ottimizzazione degli spazi rappresenta una figura centrale, in quanto si trova a contatto con vari specialisti che ruotano attorno alla gestione dell’edificio, e cioè: asset manager, facility manager, building manager, interior designer. Il presupposto essenziale del lavoro svolto è stato il seguente: pianificare in maniera corretta lo space management significa ottenere vantaggi a tutti i livelli della progettazione e quindi ottenere riduzione del costo di occupazione. L’obiettivo principale è stato quello di avere una panoramica generale e completa sulle competenze che lo Space Manager deve sviluppare: conoscere il manufatto edilizio per comprenderne il valore e i vincoli, avere ben chiaro come deve essere effettuato il censimento dell’immobile, comprendere quali indici di misurazione è indispensabili conoscere per sviluppare un’ottica efficientistica che consenta di confrontare gli spazi differenti e di determinare i livelli di utilizzabilità. L’elaborato è così strutturato: nella prima parte si è compiuta una ricerca sulle linee evolutive degli aspetti tipologici dei grandi immobili adibiti a spazio ufficio. Lo scopo è quello di comprendere come i trascorsi decenni sono stati l’età d’oro dell’open space, dell’ufficio fabbrica con gli impiegati disposti a formare una “catena di montaggio” dell’informazione, secondo i principi di organizzazione scientifica del lavoro, riveduti e corretti, di Taylor. Tuttavia questo aspetto, in seguito alla rivoluzione informatica, e a un’accresciuta attenzione per le condizioni di comfort dei propri operatori (ovviamente con un occhio - e non solo uno - alla loro produttività) ha determinato un ripensamento di questa concezione. Dai primi tentativi limitati alle sole soluzioni di arredo (Action Office, Landscape Office), si è passati così a una più radicale trasformazione dello spazio di lavoro. Si deduce che i tratti essenziali delle modifiche intervenute possiamo sintetizzarli nello slogan “centralità dell’uomo e non del processo produttivo”. Nelle appendici, inoltre, a supporto di questa ricerca iniziale sull’evoluzione tipologica degli open space, ho approfondito la storia dello spazio ufficio, con un particolare riferimento agli impianti e all’involucro degli edifici, che rappresentano componenti importanti dei quali lo space manager deve tenere traccia soprattutto nella fase di censimento. La seconda parte approfondisce vari aspetti: innanzitutto si è voluto inquadrare il ruolo dello space manager , con lo scopo di comprendere quali strumenti ha a disposizione per raggiungere gli obiettivi di efficienza che costituiscono per l’azienda un’opportunità di risparmio diretto (costo di locazione) e indiretto (costo dei servizi). Nella terza e ultima parte, viene riportato lo space management & planning che si è effettuato sull’immobile Sant’Elia – via Livio Cambi, Milano. L’immobile è attualmente occupato da 5 diverse società del Gruppo Unicredit e rappresenta un punto di riferimento strategico per Unicredit RE, in quanto essendo al centro dell’attenziao di un’attuale Piano Città , necessita di una ricognizione della working area disponibile per indirizzare l’attività di progettazione. Molti sono stati i vincoli riscontrati: in primo luogo l’attività di space management risulta legata all’attività di censimento spesso difficoltoso a causa della numerosità degli immobili gestiti, quindi per ottenere dati aggiornati riguardanti la mappatura degli spazi è necessario coinvolgere più volte il building manager, con attese spesso lunghe. In secondo luogo, in fase di space planning, non conoscere con precisione la tipologia di risorse presenti nell’immobile (direttore, vice-direttore, impiegati) ha allungato i tempi di ricerca. Le modalità per migliorare tale processo sono approfondite nell’elaborato.