Implementation of the Six Sigma methodology in SMEs : the Staccata Srl case

The pursuit of quality comes when two subjects are confronted with contradictory requirements: the producer-seller and the buyer-user. It is clear that any trading activity inevitably entails a quantitative and qualitative evaluation of goods, products and services. The evolution over the years, the concept of quality and the related statistical methods of measurement can be analyzed at the beginning of ‘900. From the second half of the century the approach to quality tends to be concentrated to a research problem in which each manager can or should be reduced to a set of statistic problem: identified the real problem, it is useful to proceed assessing what data are needed to give answer, how to detect them, from what source drawn it, such as statistical techniques used. From the data collection phase it is returned to the stage of data processing, before examining the results in the context of the problem formulated in managerial terms. The classic definition recognizes the term as "the adequacy and suitability of the product or service" since this definition, generally accepted, also the monitoring of quality within organizations has evolved as a consequence. The methodology for the dissemination and monitoring of quality is influenced by competition. The company is in fact an open system that works in close liaison with other larger systems, such as the market environment, which is an external reference from which the management can not ignore. In the general context, each organization is entering into contact with more markets, which provides various reports with. The scenario in which a company operates is so complex and highly interrelated by several factors, and the need to understand this complexity is crucial. The understanding of the relationship between the factors must necessarily pass through a phase of description and measurement of phenomena, study of relationships between phenomena and decisions under uncertainty. The use of statistical data and statistical analysis is an important tool to emerge in this context. Today the world is changing more rapidly than it has ever happened. Managers are faced with the need to address the rapidly changing external environment and adapt the concept of organization to new needs and market demands. The cliché that the world is getting smaller is definitely true for all types of businesses. With the rapid advances in technology and communications, the effect of events occurring in different areas and localities, is transmitted and distributed in all areas in a short time. The world is becoming a global arena; the trade barriers fall faster and faster, communication becomes quicker and at a low cost and the consumer tastes converging in each field. This interdependence growth means that the environment is becoming increasingly complex and competitive for businesses. Organizations must learn to cross the cultural and geographical boundaries of time, to survive. Every company, large or small, is looking for appropriate structures and processes that can help you to reap the benefits of global interdependence and minimize its disadvantages. A significant challenge is represented by the speed and effectiveness of response to environmental changes, the organizational crises, the changes in customer expectations. The leader companies, for example, know that their organizations must be prepared to constantly evolvement and adaptation, to follow the customers' needs, which require new and innovative products and services; while for the most of the twentieth century, companies had to operate inside a relatively stable economic environment. In a scenario like this, the attention to quality becomes even more important. In particular, the concept of quality has begun to spread to the '60s, taking on different developments over time. After introducing the concept of quality, I focus on the Six Sigma methodology, which is the latest way to improve quality, comprehensive and encompassing within itself all the principles and methodologies of the previous approaches, using not only a coherent system set of methodological techniques, but also an appropriate organizational structure. Six Sigma is a structured approach to quality monitoring, aimed at continuously improving business. Starting from the research of the highest customer satisfaction as a priority, it adopts advanced tools that allow the collection of field data and analyze the information received to determine a value for the performances of their production processes to be compared with the needs and customer expectations, ensuring finally a real and concrete improvement of the system. The underlying principle is the measurability of the process of completing an analysis according to a precise structure through the use of statistical tools, with the goal that permits to reduce the variability of the process. Indeed, there is a clear correlation between the performance of a product life cycle and the amount of rework that had become necessary and / or difficulties that arose during the production. In other words, products with a smaller number of non-compliance during treatment are those that create fewer problems for customers during its use. This result can be achieved through a planned and sustained effort tends to reduce variability and through the improvement of the ability of a process, getting a substantial reduction of all costs associated with low quality. The interviewed companies (FGA Spa, Telecom Italia Spa and Whirpool Corporation Spa) that have implemented Six Sigma claim to be fully satisfied with the final result achieved and everyone can now argue that the methodology applied in the right context guarantees maximum satisfaction. But what are the conditions that an organization must have in order to implement this methodology? These conditions exist only in large multinational companies that have actually entered the Six Sigma in their structure, or can meet and / or be developed in small and medium enterprises, typical of the Italian system? Which is the development margin to adapt the instrument to these organizations with fewer investment opportunities, resources, knowledge and skills? The following sections present the organizational and statistical techniques necessary for an effective implementation of Six Sigma in a way that they are streamlined and understandable by everyone. Then, the chapter deals with companies cases like FGA SpA, Telecom Italia SpA and Whirpool Corporation SpA who are working to disseminate this tool into their business reality in order to define the conditions that allowed the company to implement a successfully Six Sigma methodology and assess the real possibility of finding such conditions in a medium-small organization like Staccata Srl (Italian start-up). The main objective is to provide a concrete idea about the possibility of undertaking in the future the development projects of Six Sigma in Staccata Srl that doesn’t still know this new methodology, and trying to provide all the relevant information relating to: - The conditions necessary for its proper application, - The factors that make it possible to verify the existence of such conditions, - The actions to be taken to organize the structure in an optimal way to best support a project of these characteristics, - A real chance to achieve real results by applying statistical tools commitment and perseverance. In this way, it is possible for Staccata Srl to guess solutions to hack the possible lack of requirements for an effective and correct application of the methodology, pointing out the advantages that a company can seek if it decides to implement Six Sigma in one or more business processes and stressing the importance of the diffusion and the use of sophisticated tools in line with the times, without forgetting at the same time the commitment and effort required at all levels and at all hierarchical functions: from the top management to the operational staff.

La ricerca della qualità nasce nell’istante in cui vengono a confrontarsi due soggetti con esigenze opposte: il venditore-produttore e il compratore-utilizzatore. E’ infatti evidente come ogni attività di scambio comporti inevitabilmente una valutazione quantitativa e qualitativa delle merci, dei prodotti, dei servizi. L’evoluzione nel corso degli anni del concetto di qualità e delle relative metodologie statistiche di misurazione può essere analizzata a partire dall’inizio del ‘900. Dalla seconda metà del secolo l’approccio alla qualità tende a concentrarsi verso un percorso di ricerca in cui ogni problema manageriale possa o debba essere ricondotto a un problema impostato statisticamente: individuato il problema reale, si procede a valutare quali dati occorrono per darne risposta, come rilevarli, da quale fonte attingere, quali tecniche statistiche utilizzare. Dalla fase di raccolta dati si passa quindi alla fase di elaborazione dei dati, prima di esaminare i risultati nel contesto del problema formulato in termini manageriali. La definizione classica riconosce nel termine qualità “l’adeguatezza e idoneità all’uso del prodotto o servizio”; avendo questa definizione, genericamente accettata, è evoluto di conseguenza anche il monitoraggio della qualità all’interno delle organizzazioni. La metodologia di diffusione e monitoraggio della qualità è influenzata dall’ambiente competitivo. L’impresa è infatti un sistema aperto che opera in stretto collegamento con altri sistemi più ampi, quali il mercato e l’ambiente, che costituiscono un riferimento esterno dal quale la gestione aziendale non può prescindere. Nel contesto generale, ogni organizzazione opera entrando a contatto con più mercati, con i quali stabilisce diverse relazioni. Lo scenario in cui opera un’azienda è pertanto complesso e fortemente interrelato a diversi fattori, e la necessità di comprendere questa complessità è un aspetto cruciale. La comprensione delle relazioni tra i fattori passa necessariamente attraverso una fase di descrizione e misurazione dei fenomeni, di studio di relazioni tra i fenomeni, di decisioni in condizioni di incertezza. Il ricorso a dati statistici e analisi statistiche costituisce uno strumento importante per emergere in un simile contesto. Oggi il mondo sta cambiando più rapidamente di quanto sia mai successo. I manager si trovano di fronte alla necessità di fronteggiare il rapido cambiamento dell’ambiente esterno e di adattare il concetto di organizzazione alle nuove esigenze e richieste del mercato. Il luogo comune secondo cui il mondo sta diventando più piccolo è decisamente vero per tutte le tipologie di imprese. Con i rapidi progressi nel campo della tecnologia e delle comunicazioni, l’effetto di eventi che si manifestano nelle diverse zone e località viene trasmesso e diffuso in tutte le aree in tempi brevissimi. Il mondo sta diventando un’arena globale; le barriere commerciali cadono sempre più rapidamente, la comunicazione diventa più veloce e a basso costo e i gusti dei consumatori convergono in ogni campo. Questa crescente interdipendenza implica che l’ambiente sta diventando estremamente complesso e competitivo per le aziende. Le organizzazioni devono imparare ad attraversare confini temporali, culturali e geografici per poter sopravvivere. Ogni azienda, grande o piccola, sta cercando le strutture e i processi adeguati che possono aiutarla a raccogliere i vantaggi dell’interdipendenza globale e minimizzarne gli svantaggi. Una sfida significativa è rappresentata dalla rapidità e incisività di risposta ai cambiamenti ambientali, alle crisi organizzative, alle modificazioni delle aspettative dei clienti. Le aziende leader, ad esempio, sanno che le loro organizzazioni devono essere costantemente pronte a evolvere e adattarsi, per seguire le esigenze dei clienti, che richiedono nuovi prodotti e servizi personalizzati ed innovativi, mentre per gran parte del ventesimo secolo le aziende potevano operare all’interno di un ambiente economico relativamente stabile. In uno scenario di questo tipo, l’attenzione alla qualità assume sempre maggior importanza. In particolare, il concetto di qualità ha iniziato a diffondersi verso gli anni ’60, assumendo nel corso del tempo differenti evoluzioni. Dopo aver introdotto il concetto di qualità, mi sono soffermata sulla metodologia Six Sigma, che rappresenta la modalità più aggiornata e completa per migliorare la qualità e che ingloba in sé praticamente tutti i principi e le metodologie degli approcci precedenti, avvalendosi non solo di un sistema coerente di tecniche metodologiche, ma anche di una struttura organizzativa appropriata. Il metodo Six Sigma è un approccio strutturato di monitoraggio della qualità, finalizzato al miglioramento continuo aziendale. Partendo dalla ricerca della massima soddisfazione del cliente come obiettivo prioritario e fondamentale, adotta strumenti evoluti che permettono la raccolta sul campo dei dati e l’analisi delle informazioni recepite per giungere a determinare un valore relativo alle performance dei processi produttivi da confrontare proprio con le necessità e aspettative dei clienti, garantendo infine un miglioramento reale e concreto dell’intero sistema. Il principio di fondo è la misurabilità del processo che consente di condurre un’analisi seguendo una precisa struttura tramite l’utilizzo di strumenti statistici, con il costante obiettivo di diminuire la variabilità del processo stesso. Esiste, infatti, una precisa correlazione fra la performance di un prodotto nel ciclo di vita e la quantità di rilavorazioni resesi necessarie e/o difficoltà emerse durante la produzione. In altre parole, i prodotti con un numero minore di non conformità in fase di lavorazione sono quelli che creano meno problemi ai clienti durante l’utilizzo. Questo risultato può essere raggiunto attraverso uno sforzo costante e pianificato tendente alla riduzione della variabilità e al miglioramento della capacità di processo ottenendo, inoltre, una sostanziale riduzione di tutti i costi legati alla bassa qualità. Le aziende intervistate (FGA Spa, Telecom Italia Spa e Whirpool Corporation Spa) che hanno applicato il Six Sigma dichiarano di essere pienamente soddisfatte del risultato finale raggiunto e tutti possono oggi sostenere che tale metodologia applicata nel giusto contesto garantisca la massima soddisfazione. Ma quali sono le condizioni che un’organizzazione deve avere per poter implementare una metodologia di questo tipo? Tali condizioni esistono solo nelle grandi realtà multinazionali che hanno realmente inserito il Six Sigma nella propria struttura, o possono ritrovarsi e/o venire sviluppate anche in medio-piccole imprese, tipiche del sistema italiano? Che margine di sviluppo esiste nell’adattare lo strumento a queste organizzazioni dotate di minori possibilità di investimenti, di risorse, di conoscenze e competenze? Nei seguenti capitoli sono presentate le tecniche organizzative e statistiche richieste per un’efficace implementazione del Six Sigma in maniera tale che risultino snelle e comprensibili da tutti. Quindi, il capitolo tratta di casi di aziende quali: FGA Spa, Telecom Italia Spa e Whirpool Corporation Spa, le quali stanno lavorando per diffondere questo strumento nelle loro realtà aziendali, al fine di definire le condizioni che hanno permesso all'azienda stessa di implementare con successo la metodologia Six Sigma e di valutare la reale possibilità di trovare tali condizioni in una organizzazione medio-piccola come Staccata Srl (start-up italiana). L’obiettivo principale è quello di fornire un’idea concreta circa la possibilità di intraprendere nel futuro progetti di sviluppo del Six Sigma in Staccata Srl che ancora non conosce tale metodologia, cercando di fornire tutte le informazioni principali relative a: - Le condizioni necessarie per una corretta applicazione; - I fattori che permettono di verificare l’esistenza o meno di tali condizioni; - Gli interventi da attuare per organizzare la struttura nella maniera ottimale per supportare al meglio un progetto di queste caratteristiche; - La reale possibilità di ottenere risultati concreti applicando con impegno e costanza gli strumenti statistici In questo modo, è possibile per Staccata Srl intuire le soluzioni per poter fare fronte all’eventuale mancanza dei requisiti richiesti per una corretta ed efficace applicazione della metodologia, ricordando i vantaggi che un’impresa può ricercare qualora decida di implementare il Six Sigma in uno o più processi aziendali e sottolineando come sia importante la diffusione e l’utilizzo di strumenti sofisticati in linea con i tempi, senza però dimenticare allo stesso tempo l’impegno e lo sforzo necessario, richiesto a tutti i livelli e a tutte le funzioni gerarchiche, dal top management al personale operativo.