Business process reengineering and new information management systems : an application in Sistemi Ufficio

Business Process Reengineering and New Information Management Systems: an application in Sistemi Ufficio Subject of the thesis is the analysis of the organization of Sistemi Ufficio s.r.l. and the implementation of a software for information management and business processes management in the company. The project analyzes the key concepts of corporate structure and process management ,process modeling comparing them with what has been done in recent years in Sistemi Ufficio s.rl.. Business Process Management is the set of activities needed to define, optimize, monitor and integrate business processes in order to create a process oriented towards an efficient and effective business. BPM is a middle ground between business management and information technology, and refers to processes that affect the quantitative variables and large volumes repeated on a daily basis. Such a process is suitable for automation, while the processes of strategic decision-use technology as a medium that can hardly replace the human activity. BPM differs from BPR (Business Process Re-engineering), which reached its peak in the 90’s, because it aims for an incremental improvement of processes, while the second to a radical improvement. The BPM software should speed up and simplify the management and improvement of business processes. To achieve these objectives, a BPM software has to monitor the implementation of the process, enabling managers to do analysis and change technology and organization on the basis of hard data, rather than on the basis of subjective opinions. Such operations are sometimes carried out by different software communicating each other , from programs that measure and other data that contain the description of the processes "update" with the data operations. The software that deal with the detection of key performance indicators (KPIs) provide summary reports on the operation of the process, and provide a detailed indicator that can come from the global society to the individual operator / machine. Major Business Process Modeling software allows you to model the processes by defining the relevant actors, activities and applications involved. These objects can be added to the quantitative variables as indicators of risk and measures the efficiency of its controls, or performance indicators whose values are supplied by external applications. The greater number and variety of actors involved in the process so it is the benefit that the company derives from a structured and precise definition of the same. After a presentation of the companies involved in the project this thesis analyzes the dynamics of business management, process management improvement and reorganization . The project analyzes the organizational changes and innovations that have taken place in Sistemi Ufficio s.r.l. , in particular, during the last three years since the author has become employee of the company. Last of these innovations is the implementation of a document storage software for all the main documents of the company and its telecommunications agency, which is a partner of Vodafone Italia. A large section is dedicated to the analysis , design and implementation of the software in the company both in terms of the substitute storage of documents and in terms of Business Process Management. The project presents the results and the costs of system deployment and the future goals of the company for this solution. The paper highlights how information technology is able to provide useful and essential tools for the management and reorganization of business processes and to make decisions about the dynamics of the company organization.

Riorganizzazione dei processi aziendali e nuovi sistemi di gestione dell’informazione: una applicazione in Sistemi Ufficio s.r.l. Oggetto della tesi è l’analisi dell’ organizzazione di un azienda lombarda che commercializza e studia soluzioni informatiche per piccole e medie imprese: Sistemi Ufficio s.r.l. L’implementazione di un software per la gestione delle informazioni e dei processi aziendali è solo l’ultima delle innovazioni adottate dalla società in continua evoluzione. La tesi dopo aver introdotto i concetti alla base del process management, dell’organizzazione e del project management analizza l’evoluzione dell’azienda attraverso cambiamenti radicali e miglioramento continuo dei processi. Il Business Process Management è l’insieme di attività necessarie per definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, al fine di creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell’azienda. Il BPM è una via intermedia fra la gestione d'impresa e l'Information Technology, ed è riferito a processi operativi, che interessano variabili quantitative e sono ripetuti su grandi volumi quotidianamente. Un processo del genere è adatto all'automazione, mentre i processi di carattere strategico-decisionale utilizzano la tecnologia come un supporto che difficilmente può sostituire l'attività umana. Il BPM differisce dal BPR (Business Process Re-engineering), che raggiunse la sua massima diffusione negli anni novanta, perché mira ad un miglioramento incrementale dei processi, mentre il secondo ad un miglioramento radicale. I software di BPM dovrebbero velocizzare e semplificare la gestione e il miglioramento dei processi aziendali. Per ottenere questi obiettivi, un software di BPM deve monitorare l'esecuzione dei processi, consentire ai manager di fare analisi e cambiare tecnologia e organizzazione sulla base di dati concreti, piuttosto che in base ad opinioni soggettive. Tali operazioni sono talora svolte da software differenti che comunicano tra loro, da programmi che misurano i dati e altri che contengono la descrizione dei processi "aggiornabile" con i dati dell'operatività. I programmi che si occupano della rilevazione degli indicatori di prestazione chiave (KPI) forniscono dei resoconti sintetici sull'operatività dei processi, e consentono un dettaglio dell'indicatore che può arrivare dal globale della società al singolo operatore/macchina. I maggiori software di Business Process Modeling consentono di modellare i processi definendo i relativi attori, attività e applicazioni coinvolte. A questi oggetti possono essere aggiunte grandezze quantitative come indicatori di rischio e misure dell'efficienza dei relativi controlli, oppure indicatori di performance i cui valori sono alimentati da applicativi esterni. Tanto maggiori sono il numero e la varietà di attori coinvolti nei processi tanto lo è il beneficio che trae l’azienda da una definizione strutturata e puntuale dei medesimi. Dopo una presentazione delle aziende coinvolte nel progetto questa tesi analizza le dinamiche della gestione aziendale , della gestione di processi ,del miglioramento e della riorganizzazione di questi ultimi. Vengono analizzati I cambiamenti organizzativi e le innovazioni che si sono susseguite in Sistemi Ufficio , in particolare , degli ultimi tre anni da quando l’autore è diventato collaboratore dell’azienda. La riorganizzazione degli ultimo due anni ha coinvolto l’area tecnica, la divisione vendite e la gestione amministrazione con la creazione di un nuovo ufficio per la gestione dell’assistenza tecnica e una nuova struttura commerciale. Ultima di queste innovazioni è l’implementazione di un software documentale per l’archiviazione sostitutiva di tutti I principali documenti dell’azienda e della sua agenzia dedicata alla telecomunicazione , partner di Vodafone . Un ampia sezione viene dedicata all’analisi , alla progettazione e all’ implementazione della soluzione in azienda sia per quanto riguarda l’archiviazione sostitutiva dei documenti sia per la gestione informatizzata dei processi aziendali. Vengono presentati risultati e costi dell’implementazione del sistema e gli obiettivi futuri dell’azienda per questa soluzione. L’elaborato evidenzia come l’Information Technology sia in grado di fornire strumenti utili ed indispensabili per la gestione e la riorganizzazione dei processi aziendali e per prendere decisioni riguardo alle dinamiche dell’organizzazione aziendale.